Jens

IFM versus singel service

De besparelser som gjøres ved innkjøp av enkeltstående tjenester fra flere leverandører, kan i lengden spises opp av en stor bestillerorganisasjon og suboptimering mellom tjenestene. Dessuten sitter kunden selv med det operative ansvaret for gjennomføringen av oppdraget. Det blir også ofte vanskeligere å tilpasse servicevirksomheten til forandringer i omverdenen. Kanskje er det derfor integrerte helhetsløsninger vinner terreng.

FM-bransjen er en relativt ung bransje, med utspring i leverandører av enkeltstående servicetjenester som rengjøring og sikkerhet. En IFM-leverandør (Integrated Facility Management) tar derimot et helhetsansvar for et stort antall tjenester, og ikke bare for å utføre, men også for å utvikle og fortløpende tilpasse dem etter hvert som kundens behov endrer seg.

– Kunden får en utpreget bestillerrolle og fatter de strategiske beslutningene, mens vi som IFM-leverandør sørger for en sammensatt serviceleveranse, tar hånd om administrasjon og driftsledelse samt gir strategisk støtte, sier Jens Rasmussen, konsernleder for forretningsutvikling i Coor.

Jens påpeker imidlertid at ulike løsninger passer ulike bedrifter. - Generelt kan man si at jo større behovet er for forandring, fleksible løsninger og utvikling av servicen, desto mer kan man vinne på en integrert helhetsløsning.

– For bedrifter med en ganske statisk organisasjon, kan bortsetting av enkeltstående tjenester fungere bra ettersom det ikke krever så mange endringer i egen organisasjon. Man må imidlertid ikke glemme at i takt med at antallet leverandører øker, kommer bestilleren til å bruke mer tid på forhandlinger, administrasjon og driftsledelse enn hva man kanskje hadde planlagt. Bedrifter som kjøper enkeltstående tjenester fra flere underleverandører, har også ofte en bred bestillerorganisasjon der overordnet ansvar, herunder innkjøp og administrasjon, for ulike områder er splittet opp. Ingen tar ansvar for helheten, og tjenestene leveres og følges opp enkeltvis. Risikoen for suboptimering er stor.

Hva er nytten med integrerte helhetsløsninger?

– Vi ser store besparelser for kunder som kjøper IFM. Framfor alt kan vi ta vare på kunnskaper som går på tvers av ulike tjenester og fordele personale ut fra behov. Dessuten har vi en felles ledelse av tjenestene i stedet for en leder per tjeneste, og det kreves færre bestillere hos kunden som dessuten bruker færre ressurser, sier Jens Rasmussen.

Det er enklere å forhandle fram én avtale enn 20 forskjellige avtaler, å ha én kontaktperson i det daglige operative arbeidet i stedet for flere, eller å fatte strategiske beslutninger etter å ha lest én sammenfattende leveranserapport.

Kunden sparer tid og ressurser, som kan brukes til å utvikle egen kjernevirksomhet i stedet. En annen fordel er at IFM-leverandører ofte kan tilby medarbeiderne sine bedre karrieremuligheter og mulighet for arbeidsrotasjon.

– Ettersom vi har kontroll over helheten i en IFM-leveranse, kan vi raskt og fleksibelt tilpasse oppdraget etter de endrede behovene som kan oppstå. Ingen ønsker å låse seg i store, omstendelige avtaler over lengre tidsperioder, og deretter stå maktesløs når virksomheten eller bransjen forandrer seg. Som IFM-leverandør er vi leverandøruavhengige og vant til å finne en optimal produksjonsmiks som kan variere over tid. Alle våre avtaler har en fleksibel prismodell, det er verken lønnsomt for oss eller for kunden å låse fast avtalen, sier Jens Rasmussen.

I tillegg til muligheten til å velge enkeltstående tjenester eller integrerte helhetsløsninger finnes det en mulighet til, nemlig å kjøpe flere kombinerte tjenester fra én og samme serviceleverandør. Dette passer bra for bedrifter som ikke makter å ta et helhetsgrep. Slike forretninger blir ofte optimerte i innkjøp, men mangler den koordinasjon og fleksibilitet som ligger i IFM.

– Jo mer ansvar vi får, desto flere ideer om utvikling kan vi føre tilbake til oppdraget. Ved enkeltstående tjenester stirrer man seg blind på akkurat det som skal leveres. Vi fokuserer på og er ansvarlige for resultatet av oppdraget. Det er en stor forskjell.

Hva skjer i Norden?

I England startet trenden med bredere serviceinnkjøp allerede på 80-tallet, idet OPS (offentlig privat samarbeid) slo gjennom som et alternativ for å finansiere bygging av skoler, sykehus og bestemte typer infrastruktur. Også i Norge har OPS bidratt til en utvikling i retning av flere integrerte helhetsløsninger.

Både i Finland og Danmark er innkjøpene dominert av enkeltstående tjenester. I Danmark har en stor leverandør av enkeltstående tjenester vært en drivkraft for bransjens utvikling i den retningen, mens Finland ble rammet av økte krav til besparelser i og med Sovjetunionens kollaps. Da var ikke markedet modent for noe annet enn levering av enkeltstående tjenester, som satte standarden helt fram til nå. Interessen for IFM-løsninger øker imidlertid også her. Å redusere antall underleverandører er en tydelig trend akkurat nå, i alle bransjer. Og mellomstore bedrifter som tidligere har kjøpt kombinerte tjenester, velger nå IFM i større utstrekning.

– Jeg er overbevist om at IFM-modellen kommer til å bli mer utbredt i hele Norden, både i privat og offentlig sektor og for bedrifter av alle størrelser. Det er en trend som kommer til å vare. I takt med at bransjen modnes, kommer kundene til å stille høyere krav til hva som leveres, hvordan det leveres og framfor alt resultatene av leveransen, sier Jens Rasmussen.

Har du spørsmål eller vil vite mer?

Kontakt Rune Johannessen, leder for forretningsutvikling i Coor,
tlf. +47 918 22 944, rune.johannessen@coor.com