Fleksible kontorer – slik fungerer det

Hvordan er det å arbeide aktivitetsbasert på et fleksibelt kontor? Nova stilte dette spørsmålet til Carina Hörnfelt Bylund, som var med på å implementere Coors eget konseptkontor Concept Office i 2009, og som har arbeidet der siden da.

Hva var den største utfordringen i begynnelsen?

Å få folk til å slippe tanken på en egen arbeidsplass, å miste sin private sfære. Mange opplevde at det var vanskelig å tenke nytt her, å begynne dagen ved skapet sitt og ikke ved skrivebordet. De fleste var urolige for hvordan det ville bli med lydnivået og om det ville finnes ledige plasser på morgenen. Utfordringen var virkelig å forandre folks atferd og sørge for at de likevel følte trygghet under prosessens gang.

Hvilke fordeler kommer med frie plasser?

Vi er blitt mer sammensveiset som gruppe. Selv synes jeg at jeg får et bedre innblikk i virksomheten vår når jeg lytter til mange ulike samtaler. Det skaper synergieffekter og et mer kreativt klima, særlig fordi lokalene tillater uformelle møter på de mange fellesarealene.

Hvordan lykkes man med et fleksibelt kontor?

Teknologien og lokalene må støtte medarbeiderne og virksomhetens behov, men medarbeiderne må også forstå og ville utnytte det til fulle. Å kommunisere hele tiden, åpne opp for dialog og ha en arbeidsplasskultur der man i fellesskap setter reglene for lokalene, er andre viktige aspekter. Etter min mening må man følge opp hvordan reglene etterleves. Hvis folk begynner å gå tilbake til sine gamle vaner og handlemåter, har man snart ingen ledige arbeidsplasser til rådighet.

Da startskuddet gikk for Concept Office, ba jeg alle om å være tålmodige. Jeg forklarte at vi skulle teste konseptet for å se om det fungerte, og at vi ellers måtte finne en annen løsning. Det er også viktig å avdramatisere forandringen og få folk til å føle seg bekvemme i sitt nye arbeidsmiljø.

To måneder etter flyttingen tok vi temperaturen på folks følelser overfor deres nye kontor og spurte om de ville gå tilbake til faste arbeidsplasser. Det viste seg at majoriteten (alle unntatt en eller to personer) ikke ville ha tilbake faste sitteplasser, men hadde forstått og funnet seg til rette med den nye måten.

Hva er ditt råd dersom folk er urolige for fleksible arbeidsplasser?

Først og fremst må man ta den uroen på alvor og lytte ordentlig. Etter flyttingen hadde vi regelmessige møter ved "idétavlen", der medarbeiderne satte opp post it-lapper med ting de var bekymret for eller spørsmål som de hadde. Ved hvert møte ble alle spørsmål diskutert og prioritert. Til å begynne med var tavlen full med lapper; det var spørsmål om skrivebordenes størrelse, om det fantes tilstrekkelig mange arbeidsplasser, hvordan vi håndterte personlige eiendeler og hvordan vi oppfylte spesielle behov, for eksempel arbeidsplasser med to dataskjermer. Vi tok spørsmålene i prioritetsrekkefølge. Det viste seg imidlertid at mange spørsmål som gjaldt spesielle behov, løste seg med tiden i og med at mange behov faktisk avtok i takt med at den nye arbeidsmåten satte seg.

Vil du flytte tilbake til en fast arbeidsplass igjen?

Aldri! Nå er det lettere å samarbeide og det føles som om jeg fått flere kolleger. Jeg elsker følelsen av å begynne dagen med et rent skrivebord, det gjør arbeidet mitt mer effektivt. Frie arbeidsplasser er en moderne måte å arbeide på som støtter det økte behovet for samarbeid og som frigjør plass til møterom og fellesarealer.

Fleksible arbeidsplasser gir mulighet til å velge og påvirke hvor og hvordan man arbeider. Trenger jeg en stille arbeidsplass i dag eller ønsker jeg å bli inspirert av kollegene mine?

Har lederne fleksible arbeidsplasser?

Det er viktig at ledere opptrer som forbilder og går foran med et godt eksempel, alle ledere skal ha frie arbeidsplasser. Hvordan skal man ellers kunne motivere andre til å gjennomgå en forandring? Dessuten sitter ledere sjelden stille ved et skrivebord, det inngår i deres rolle å være på farten.

Les tidligere artikler om Concept Office

Concept Office – Coors eget laboratorium

Kontor(r)evolusjonen

carina

Carina Hörnfelt-Bylund

Kontraktsutvecklare

+46 (0)10-559 57 40

carina.hornfeldt-bylund@coor.com