Concept Office – Coors eget laboratorium

Denne artikkelen er flere år gammel og kan innholde utdatert informasjon. Den handler om hvordan Coor har utviklet sin tjenesteleveranse for våre kunder de siste 10 årene, og vi ønsker derfor å la historisk informasjon være synlig som eksempel på denne utviklingen.

– For oss er det viktig at vi fullt ut forstår følgene av de nye og fleksible kontorene for å kunne yte best mulig service også der. Derfor har vi bygd opp vårt eget prøvekontor som vi har kalt Concept Office. Der tester vi nye og smarte måter å arbeide på og prøver ut ulike ideer. Erfaringene fra prøvekontoret kommer kundene til gode, sier Helena Gustafsson, som sammen med Carina Hörnfeldt-Bylund er prosjektleder for Concept Office hos Coor.

Eksperimentet begynte i februar i år. Da ble det satt i stand nye, lyse lokaler med fleksible arbeidsforhold som utgangspunkt.
– En av konklusjonene vi trakk før vi begynte, var at folk stort sett utnytter arbeidsplassene sine dårlig, og at arbeidsplassene er dårlig tilpasset dagens mobile arbeidsforhold. Et av tegnene på det er det skrikende behovet for flere konferanselokaler og møteplasser. Det tok vi tak i under arbeidet vårt. Et annet viktig utgangspunkt var å kunne utnytte de eksisterende lokalene bedre – inkludert områder som vi tidligere hadde regnet som "dødt areal", sier Helena Gustafsson.

Ulike behov styrer utformingen av arbeidsplassen

Concept Office er delt inn i ulike behovsområder for å tilfredsstille forskjellige arbeidsstiler. I hjertet av lokalet finner vi tradisjonelt utformede arbeidsplasser i åpent miljø. Her setter de seg, de som har tenkt å sitte og jobbe hele dagen på samme sted. Rundt om er man omgitt av diverse mindre områder, som Creative Area, som er spesielt tilpasset arbeid i prosjekter og med høye bord der det er enkelt å legge utover tegninger og dokumenter. Et annet område er Touchdown – en annerledes arbeidsplass utformet rundt en søyle og med høye barstoler. Hit kommer de som bare kjapt vil bruke dokkingstasjonen til å lese e-post mellom møtene. Et tredje område er Wireless Comfort Area, som er et avgrenset og uformelt sted til møter eller eget arbeid i kortere perioder.
– I tillegg har vi også Flexible Quiet Rooms til dem som har behov for å prate eller jobbe uforstyrret, og Semifixed Area til dem som arbeider med konkrete oppgaver med høye krav til sikkerhet. Det sentrale spørsmålet i planleggingen av lokalene er hvordan vi faktisk arbeider. Vi har hele tiden stilt spørsmål om hvorvidt vi har rett type areal – og om det blir optimalt utnyttet.

I testmiljøet finnes det medarbeidere med mange ulike yrkesroller – alt fra økonomipersonale til sjefer, kontraktsutviklere og prosjektbaserte medarbeidere. Dette har tatt hull på myten "det passer kanskje for dem, men vi kan ikke jobbe på den måten". Underveis i prosessen har Coor identifisert tre viktige hjørnesteiner.

– Teknologien må fungere, menneskene må forstå ordningen og ønske å jobbe på denne måten, og lokalene må være tilpasset. Skal man gjennomføre dette i større skala, kreves det et samlet engasjement fra personalavdelingen, eiendomsavdelingen og IT, men fremfor alt må det være en leder som går i bresjen for de fleksible arbeidsforholdene og det fleksible kontoret.

Hva er fordelene?

Helena forteller at antall medarbeidere har økt med ca. 25 prosent, som da satt i en åpen kontorløsning, samtidig som arealet har blitt 20 prosent mindre. Antal arbeidsplasser med skrivebord har minsket med en tredjedel, mens det har blitt mer enn fem ganger flere alternative arbeidsplasser.

– På mindre areal har vi fått 68 prosent flere arbeidsplasser. De betyr at arealet per arbeidsplass er halvert. Til tross for det er medarbeiderne svært fornøyde med kontoret, og mange mener at samholdet er blitt bedre. Det er lettere å snakke med folk, å få kontakt og raskt svare på spørsmål.

Tanken er at Concept Office skal ligge til grunn for et nytt servicekonsept for fleksible arbeidsplasser. Det handler i første omgang om å tilpasse arbeidsplassen ut fra hvilke vaner, behov og arbeidsforhold personalet har og hvor mobile de er, i kombinasjon med kunnskap om hva som kreves for å få optimale arbeidsforhold. Det er viktig at personalet blir tatt med på råd om forandringene, og at deres usikkerhet og bekymringer blir tatt på alvor. Deretter blir lokalene tilpasset, som i sin tur fører til optimalisering av arealet og endrede servicebehov. Gamle tjenester blir overflødige, og nye oppstår. Som profesjonell serviceleverandør er det Coors oppgave å forstå disse nye behovene og mange ganger ligge et skritt foran.

– For eksempel må det stilles andre krav til renhold og høyere krav til bestillingssystemene når flere personer skal dele felles ressurser og areal. Akkurat nå tester vi selv et nytt og mer avansert bestillingssystem for fellesressursene for å se om vi kan anbefale det til kunder med fleksible arbeidsplasser.

Hva sier kundene?

– Vi har merket stor interesse hos kundene våre for å gjennomgå arbeidsplassene. Det finnes selvsagt et økonomisk perspektiv, men også en vilje til å modernisere arbeidsplassene for å få større fleksibilitet. Ved at vi nå selv får mulighet til å arbeide i et moderne, fleksibelt miljø får vi også bedre mulighet til å kunne bidra med erfaringer og troverdig rådgivning, noe som forhåpentligvis vil gjøre oss til en bedre serviceleverandør, sier Helena Gustafsson.