Aktivitetsbasert arbeidsplass er en arbeidsform eller kontormodell der de ansatte velger arbeidsplass ut fra oppgavene de skal gjøre. Kontoret utformes deretter, med stillerom for konsentrert, selvstendig arbeid, møterom og aktivitetsrom for samarbeid og idémyldring, mingleområder og lounge for gjestebesøk og uformell samhandling, også videre.
Men arbeidsformen kan også vekke mange menneskers fremste fobi når det gjelder arbeidsmiljøet: det å ikke ha et eget skrivebord å gå til. Kontorpulten er plassen der mange føler trygghet og kan jobbe i fred. Ifølge Sanna Edmundsson, Head of Coor Advisory, er det mange som henger seg opp i akkurat den saken når de vil sette seg inn i hva aktivitetsbaserte arbeidsplasser handler om.
-Det er mange misforståelser knyttet til selve konseptet og hva som er grunntanken. Mange tolker det som en måte å spare plass på, men det er bare et delmål og noen ganger ikke relevant i det hele tatt for overgangen til en aktivitetsbasert arbeidsmåte. Det større bildet handler om bærekraft og velferd, ved at man betrakter arbeidsplassen som et strategisk verktøy for ledelse, for eksempel employer branding og produktivitetsspørsmål. Man må løfte blikket og forstå at en aktivitetsbasert arbeidsmåte handler om å bygge arbeidsplassen ut fra virksomhetens arbeidsmetoder, visjoner og verdier, og på den måten bidra til både velferd og produktivitet blant medarbeiderne, forteller Sanna.
Arbeidsgivers perspektiv
Fra et bedriftsperspektiv gir aktivitetsbaserte kontorer et funksjonelt, fleksibelt og bærekraftig løft på arbeidsplassen. Det kan sammenlignes med at veggene blir transparente, og at man kan skape trivsel på kontoret enten det er få personer til stede eller svært mange. Ikke bare det, men det blir rom for nyansettelser og organisatoriske endringer uten å måtte bygge om kontormiljøet. Overgangen til en mer bærekraftig arbeidsplasstrategi fører til mindre sløsing av ressurser, og støtter samfunnets mål om å utarbeide strategier for å løse miljøutfordringer. Å dele på arealer, møbler og verktøy bør dessuten være obligatorisk i dag når vi allerede bruker så mye av jordens ressurser.
Vanlige misforståelser om aktivitetsbasert arbeidsplass
- Jeg må være på jobben før kl.07 om morgenen, ellers ender jeg opp med å måtte arbeide i sofakroken
- Jeg får ikke til å samarbeide med teamet mitt hvis vi ikke sitter samlet
- Jeg vil trenge et stort skap for å få plass til alt materialet jeg må ha tilgjengelig hver dag på jobb
- Mengden fokus-arbeidsplasser som er planlagt for kontoret vil aldri være nok
- Jeg vil bli oftere syk hvis jeg må dele kontorplass med flere kolleger
Fordeler med aktivitetsbaserte arbeidsplasser
Arbeidsgivere har opplevd at produktiviteten både har holdt seg stabil og noen ganger økt under og etter pandemien. Samtidig opplever de at bedriftskulturen påvirkes negativt. Etter pandemien ser man imidlertid en økning i sykefravær på grunn av psykiske årsaker, som kan skyldes økt isolasjon. Her kan kontoret utgjøre en friskhetsfaktor. Næringslivet må skape sunne arbeidsplasser, og Sannas team hos Coor gir daglig råd om temaet til kunder og virksomheter:
-Ansvaret ligger ikke bare hos arbeidsgiveren, men vi ser tydelig at arbeidsgivere som tar ansvar, øker i popularitet blant talenter i et tøft arbeidsmarked. En aktivitetsbasert arbeidsmåte, som blir gjennomført på riktig måte og faktisk fungerer, er et uvurderlig verktøy for proaktive arbeidsgivere. Blir det gjort skikkelig, kan det øke lojaliteten og kjennskapen til bedriftens merkevare og omdømme, sier Sanna.
For hver enkelt er den største gevinsten frihet og valgmuligheter. Vi mennesker har det bra og blir motiverte når vi har selvbestemmelsesrett og mulighet til å velge selv (ifølge boken Self-Determination Theory av Edward L. Deci og Richard M. Ryan), og det er nettopp det som er hensikten med aktivitetsbaserte arbeidsplasser. Medarbeiderne jobber mer fleksibelt og funksjonelt siden de kan velge arbeidsomgivelsene etter behov, og hvilke kollegaer de trenger rundt seg.
-Hva er den viktigste faktoren om man skal lykkes med overgangen til aktivitetsbaserte arbeidsplasser?
-Den store utfordringen når man som arbeidsplass skal gjennom forvandlingen og bli en aktivitetsbasert arbeidsplass, er å få med seg alle de ansatte, forteller Sanna.
-Alle medarbeidere er individer som i sin natur er skeptiske til forandringer, og alle har svært forskjellige behov knyttet til arbeidsplassen. Det er det viktig å ta hensyn til. Det krever at ledelsen er godt forberedt, har forstått hensikten med endringen og kan stille seg bak en tydelig avgjørelse. Skal man lykkes, må den nye atferden få sette seg i ryggraden, og det er en prosess som kan ta flere år.
