Smittevern på arbeidsplassen: et oppfølgingsverktøy
Coor står bak et oppfølgingsverktøy for trygg gjenåpning av kontoret, som samler alle krav og retningslinjer om smittevern på arbeidsplassen. NHO tar over videreutviklingen av verktøyet, som er tilgjengelig for alle medlemsbedrifter.
«Da vi skulle sette oss ned og legge en plan for gjenåpning av kontorene våre, ble vi fort klar over at det er et vell av informasjon man må sette seg inn i og omsette til praktiske tiltak. I tillegg kan informasjonen endre seg raskt rundt hva som regnes som tilstrekkelig smittevern på arbeidsplassen», sier Henrik Fonahn, KHMS-leder i Coor.
Coor er et stort Facility Management-selskap som har flere egne kontorer rundt om i landet, samt at en av hovedtjenestene er drift av bygg og kontorservice. Coors medarbeidere har derfor for tiden et voldsomt behov for tydelig informasjon rundt krav og retningslinjer for gjenåpning av både egne og kundenes lokaler.
Etter å ha satt seg godt inn i all tilgjengelig informasjon, skjønte Fonahn og kollega Martin Keiserud at det ville være en fordel om informasjonen ble systematisert og omsatt til en forståelig steg-for-steg guide. Resultatet ble et verktøy som er blitt testet på utvalgte kunder og Coors FM-ledere for å skape et enkelt og intuitivt brukergrensesnitt.
«Vi forstod raskt at verktøyet var etterspurt hos våre kunder», sier Martin Keiserud, leder for Innovation & Advisory. «Vi mener det er fordi verktøyet omsetter myndighetenes krav, retningslinjer og veiledere på en forståelig måte. Verktøyet er også tilrettelagt for å arbeide med kontinuerlige forbedringer og tar hensyn til at krav fra myndigheter vil endre seg over tid», fortsetter Keiserud.
Kombinasjonen av de gode tilbakemeldingene og Coors ønske om å bidra med løsninger for en ny arbeidshverdag post-korona, gjorde at selskapet kontaktet NHO Service & Handel for å høre om de ser et behov for verktøyet hos sine medlemmer.
«I løpet av pandemien har både NHO og våre medlemsbedrifter hatt ekstra høy fokus på deling, og vi ble derfor umiddelbart interessert da Coor tok kontakt. Vi synes dette er et godt eksempel på et dagsaktuelt verktøy som mange kan få nytte av. NHO tar derfor nå føringen på videreutvikling og forvaltning av verktøyet, og vil gjøre det tilgjengelig for alle våre medlemsbedrifter», sier Kristine Ringstad Vartdal, avdelingsdirektør for den digitale arbeidsgivertjenesten Arbinn i NHO.
Praktisk verktøy for implementering av smittevernstiltak
Verktøyet er ikke ment å erstatte veiledninger fra myndigheter og bransjeforeninger, men er ment som en praktisk tilnærming til å implementere tiltakene i disse. Det har bygget, dets brukere og de FM-relaterte tjenestene (facility services) som hovedfokus. Man må også ha i bakhodet at smittevern på arbeidsplassen varierer mye etter hvordan arbeidsplassen er utformet. Det må også gjøres en vurdering om hvor mye og hvilken type renhold som bør utføres.
Verktøyet er basert på PDCA-prinsippet (Plan/Do/Check/Act) for kontinuerlig forbedring, som er kjent blant annet fra ISO-standardene for ledelsessystemer. Dette er gjort med bakgrunn i at det antas at både krav fra myndigheter og tiltak vil endre seg over tid.
Verktøyet inkluderer sjekklister for smittevern på arbeidsplassen:
- Fysisk utforming og merking iht. gjeldende smittevernråd
- Smittevernråd for drift og servicetjenester
- Hvordan organisere fellesområder
- Hvordan ha kontroll på hvem som møter på jobb igjen
- Ansatte med spesielle arbeidsbehov
- Hvilken opplæring som bør gis
- Tiltak ved eventuelt smitteutbrudd på jobb
- Informasjon til organisasjonen
Involver (og kommuniser med) dine ansatte
Hvem tilrettelegger du for? :
Planlegging av tiltak for utforming av arbeidsplassen må ta utgangspunkt i dine ansatte sine behov for kontor og hva de bruker kontoret til. Under utviklingen av oppfølgingsverktøyet har Coor kjørt en pilot på egne ansatte ved hovedkontoret om deres bruksbehov og tilgang på nødvendige arbeidsverktøy på kontoret sammenlignet med hjemmekontor. Den innledende spørreundersøkelsen fikk en svarrespons opp mot 90 % etter å ha vært aktiv en uke, som viser at de ansatte ønsker å være involvert i avgjørelser gjeldende videre bruk av kontoret. En tidlig spørreundersøkelse blant dine ansatte kan avdekke behov og hjelpe deg videre med følgende: 1. Hvor mange har behov for hvilke arbeidsverktøy? 2. Hva er forventningene blant dine ansatte? 3. Hvor ofte MÅ de ansatte bruke kontoret? 4. Hvilken konkret bruk er knyttet til MÅ-bruken av kontoret?
