Få mer fleksible ansatte med disse 5 smarte kontorløsningene

1. Skap gode kontorløsninger for de riktige aktivitetene

Moderne arbeidsplasser trenger en rekke områder for ulike typer oppgaver. Hvis du arbeider i et åpent kontorlandskap, vil det være nødvendig å skape rom og områder der de ansatte kan trekke seg tilbake og jobbe fokusert og uforstyrret. Det er en økende trend å ha fleksible og aktivitetsbaserte kontorløsninger der ansatte velger sine arbeidsplasser ut fra den aktiviteten de utfører, og der de ikke har en fast base.

Når kontorlokalene skal pusses opp, er det avgjørende å utføre en behovsanalyse samt få de ansattes synspunkter i form av spørreundersøkelser og workshops. Studer også de områdene som de ansatte faktisk bruker for øyeblikket, og hvordan de bruker dem. Våg å spørre dine ansatte om hva slags omgivelser de kunne tenke seg å jobbe i hvis det ikke fantes noen begrensninger, og hvilke typer kontorservice de kunne tenke seg som støtte.

2. Skap områder for spontane møter

Spørreundersøkelser viser at mange gode ideer og samarbeid oppstår ved spontane møter. Dette innebærer at du må sørge for at det finnes attraktive områder der de ansatte faktisk kan møtes. Hvis alle jobber bak lukkede dører eller sitter i et åpent kontorlandskap, vil det sjelden oppstå spennende samarbeid. Attraktive områder kan for eksempel være en livlig lounge der de ansatte kan komme for å få ny energi. For å skape et område som de ansatte oppsøker spontant, er nøye planlegging og kreativitet viktig. De viktigste tipsene inkluderer funksjonelt design, gode sitteplasser og tilgjengelig Wi-Fi, slik at de ansatte kan fortsette å jobbe i loungen hvis de ønsker det. Noen store selskaper ansetter også baristaer for å lage god kaffe til ansatte på huset.

3. Hjelp dine ansatte til å koble av

Det å være koblet til internett hele tiden gjør det vanskeligere å skille mellom arbeid og fritid. Stress og utbrenthet er delvis knyttet til de nye måtene vi arbeider på. Som leder er det viktig at du hjelper de ansatte til å koble fra den digitale verden. Smarte kontorløsninger innebærer også å tilrettelegge for soner eller verktøy der de ansatte kan koble av og hente ny energi. Du kan også gjøre det ved å skape rolige soner på kontorområdene uten Wi-Fi, eller der de ansatte må legge fra seg mobile enheter ved døren før de går inn. Dette hjelper hjernen med å fornye seg – til og med i selve kontortiden.

4. Skap en positiv møtekultur

Sørg for å etablere en positiv møtekultur med korte møter, klare agendaer og mulighet til å delta online. Sørg også for at bare direkte berørte ansatte bli invitert til møter, og send ut en oppsummering til andre relevante parter. Attraktive møteområder bidrar også til en positiv møtekultur. Sørg for at det er rom i lokalet som ikke kan reserveres, slik at det alltid er mulig å holde et møte, også på kort varsel. Tenk gjennom designet på rommet og materialvalg, spesielt hvis du trenger lyddemping som skiller møteområdet fra et ellers åpent kontorlandskap.

5. La kontorene reflektere merkevaren din

Tenk gjennom hvordan designet på kontorlokalene kan reflektere merkevaren din. Dette kan gjøres med enkle midler og smarte kontorløsninger, for eksempel ved bruk av farge og design som gjenspeiler din grafiske profil. Du kan prøve å knytte designet i selskapets lokaler sammen med produkter eller tjenester. Det å la merkevaren bli reflektert i kontorlokalene bidrar til å skape stolthet blant de ansatte, og nysgjerrighet hos besøkende. Hvis du velger å reflektere merkevaren i lokalene, så sørg for at dette gjøres på en gjennomført måte, uten at det oppleves som rotete.