”Vi må skape nye fora for å møtes”
Nye arbeidsmåter innebærer nye forutsetninger for fremtidens bedriftskultur. For hvordan skaper vi samhold og trivsel i teamet når alle ikke er på plass? Ifølge psykologen Sofia Viotti kreves det en åpen dialog med medarbeiderne og kunnskap om hvordan vi mennesker fungerer.
De seneste årene har en pandemi påvirket vårt arbeidsliv på flere måter. For mange innebar det å jobbe hjemmefra. En del opplevde at det gjorde livets puslespill enklere, de jobbet mer effektivt hjemme når ingen kolleger forstyrret. Men forskning viser også at det fant sted en økning av psykiske problemer under pandemien.
– Mange har savnet den sosiale stimulansen som vi får på kontoret. Og for å bygge fellesskap og relasjoner, kreves det at vi iblant har medarbeidere på plass, sier psykologen Sofia Viotti.
Mange bedrifter har valgt en hybrid av hjemme- og kontorarbeid fremover – det beste av to verdener kan man synes. Men det stiller også nye og høyere krav til arbeidsgiveren og skaper nye forutsetninger for en sterk bedriftskultur.
For å lokke medarbeiderne tilbake til kontoret kreves det en trivelig arbeidsplass – med alt fra ergonomiske møbler og moderne teknologi til hyggelige kolleger og arbeidsro.
Opplevelsen på kontoret må lokke mer enn det bekvemme hjemmekontoret, som vi dessuten slipper å pendle til.
– Som leder vil du få dine medarbeidere til å føle ”Åh, jeg vil inn på kontoret!” Det skal føles kjekt å treffe sine kolleger, og kanskje tilbys det også frokost, sier Sofia Viotti.
Derimot skal det absolutt ikke gi en følelse av tvang å være på kontoret.
– Det kan skape frustrasjon og stress med tidsplaner som ikke passer med livet for øvrig. Når vi først har åpnet opp for friheten til å jobbe en del hjemme, kommer det automatisk til å bli skapt en del misnøye. Da gjelder det å få medarbeiderne til å forstå enhver beslutning og hvorfor den tas, mener Sofia Viotti.
Å gjøre medarbeiderne delaktige og engasjerte i hvorfor det f.eks. finnes visse ”kontordager”, er nøkkelen til å skape forståelse for ledelsens beslutning. Samt å være åpen og ærlig med bedriftens valg og retningslinjer.
– Behandle medarbeiderne som voksne. Få alle til å føle at dere er et ”vi”, at bedriftens problemer er våre problemer, sier Sofia Viotti.
Det siste vi vil er å skape en bedrifts-kultur som bygger på redsel, der medarbeiderne føler seg overvåkede og kontrollerte, og der beslutninger fattes uten å lytte til dem.
Men hvordan skaper vi samhold når vi ikke treffes på kontoret?
– Det som gjør at vi blir kjent med folk, er ofte at vi spiser lunsj sammen eller småprater ved kaffeautomaten. Det blir ikke samme følelse når vi møtes digitalt. Den konsekvensen må vi snakke om og dessuten jobbe mer bevisst med kulturen.
Sofia Viotti oppmuntrer alle ledere til å ha en dialog med medarbeiderne. Hvordan ønsker vi at kontakten med kollegene i teamet ser ut når alle ikke er på plass?
– Det kan være alt fra online-oppfølgning hver uke til å treffes over en digital kaffe for å snakke om sånt som vi ellers snakker om i kaffepausene. Vi må skape nye fora for å møtes.
For å skape en god bedriftskultur er forståelse for medarbeiderne en forutsetning ifølge Sofia Viotti.
– Vi må forstå hvordan kroppen, hjernen og våre følelser fungerer og hvordan vi kan tilpasse arbeidslivet etter det. En god bedriftskultur er grunnlagt for at medarbeiderne skal ha det bra på jobben – og medarbeidere som har det bra, presterer også bedre, sier Sofia Viotti.
Hittil har bedriftene ofte tatt utgangspunkt i et idealbilde av hvordan det skal være på arbeidsplassen. Det kan gjelde en viss arbeidsmåte, å være på en viss plass åtte timer i strekk eller å ha en halvtimes pause på formiddagen – rammer som er bestemt ut fra produksjonen og ikke etter hvordan vi mennesker fungerer.
– Derfor ser vi også mye stress, utmattelse, fysiske problemer og folk som ikke trives på jobben, sier Sofia Viotti. Hun mener at det er lederens hovedoppgave å skape forutsetninger for medarbeiderne – og deres hjerner og kropper – til å prestere så bra som mulig.
– Som leder vil du skape en kultur der medarbeiderne føler seg rolige, trygge og passe utfordrede. Det er da man presterer best. De skal føle at de får støtte hvis de trenger det, for det skaper optimale forutsetninger.
For å se at alle medarbeidere har det bra, må lederne investere i relasjonsbygging. Tenk over din rolle, hvordan kan du på beste måte støtte medarbeiderne? Vær lydhør og undersøk hva de trenger.
– Ta kontakt, ha flere oppfølgingsmøter, vis at du bryr deg og stikk innom for å se om du kan gi hjelp eller avlastning – ikke for å ”kontrollere” at de gjør jobben sin, for det skaper bare stress og uro.
Å jobbe med verdiord er ofte populært når det snakkes om bedriftskultur. Men for at bedriftens verdiord skal gjennomsyre kulturarbeidet, må de være forankret i organisasjonen – ikke bare være ord i et styringsdokument.
Sofia Viotti mener at det er mer verdifullt å bruke tid på å snakke om hva medarbeiderne opplever som vanskelig på arbeidsplassen enn å strø om seg med verdiord. Spesielt fordi våre steinalderhjerner er forprogrammerte til å oppdage farer og fokusere på det negative med tanke på å overleve, helt siden vi ble jaget av løver på savannen. For å skape en god arbeidskultur må vi våge å ta opp det som medarbeiderne synes er problematisk på jobben.
– Prøv å fange opp hva som opptar medarbeidernes tanker og energi. Er det ressursmangelen? Korte tidsfrister? La alle få uttrykke hva de føler, og hva de tror kan forbedre situasjonen. Det trenger ikke finnes en ferdig løsning, det viktige er få spørsmålene opp på bordet, slik at medarbeiderne føler seg sett og hørt.
Fakta: Sofia Viotti
Alder: 38 år.
Bor: Stockholm
Gjør: KAT- og ISTDP-psykolog (Intensive Short-Term Dynamic Psychotherapy), foreleser og forfatter.
Bok: Utan press: Om medkänsla, prestation och stress.
.
Sofia Viotti mener at det ikke blir samme følelse når vi møtes digitalt. Vi må være bevisste på dette og sammen komme på nye måter å møtes på: ”Kanskje ta en digital morgenkaffe sammen og snakke om dagen?”
5 tips for å skape en god bedriftskultur
1. Skap et trivelig arbeidsmiljø.
Kontoret må slå sofaen der hjemme og være et moderne, innbydende miljø med plass for både samvær og arbeidsro.
2. Skap grunner til å komme på jobben.
Tilby medarbeiderne frokost, ha en tydelig agenda for hvert møte slik at ingen føler at de sitter på møtene og kaster bort tiden.
3. Skap en menneskelig stemning.
Det skal være greit å være menneskelig på jobben. Man må ha lov til å være trøtt, gjøre feil og føle seg stresset – uten at man får en følelse av å være en ”dårlig medarbeider”. Mange opplever at de stadig må skjerpe seg og være profesjonelle, og det
skaper stress.
4. Vær åpen og ærlig.
Som leder er du et forbilde. Hvis du ikke er åpen og ærlig, kommer ikke medarbeiderne til å være det heller. Og hvis man må skjule hvordan man har det eller problemer med prosjektene på jobben, presterer man dårligere.
5. Utpek en Feel-Good-manager!
La en medarbeider ha ekstra fokus på trivsel, f.eks. ved å arrangere eventer og invitere til sammenkomster.
Det er også viktig at det ikke bare snakkes om jobb, men også helse.
– Vi må innse at vår helse og trivsel ikke er noe ”privat”, vi har jo med oss kroppen og hjernen i enhver arbeidssituasjon. Vi må bli flinkere til å se om noen ikke tar pauser og går på høygir, har hodepine eller glemmer ting. Dette er stressymptomer som må tas på alvor.
Sofia mener at arbeidsgiveren har ansvar for å skape en kultur der alle føler at på denne arbeidsplassen jobber vi ikke i lunsjen, vi har pause mellom møter, vi jobber ikke overtid – det hjelper mennesker med å holde ut og ha det bra på jobben.
– Åpne opp for samtaler om hvordan vi jobber på denne arbeidsplassen, snakk om hvordan uken har vært, spør om noen trenger støtte eller føler seg stresset? Som leder skal du coache medarbeiderne til å endre sin arbeidsatferd slik at den blir mer bærekraftig. Sats på forebyggende tiltak og følg opp hvordan medarbeiderne har det, i stedet for bare å sende syke til bedriftshelsetjenesten, sier Sofia Viotti.
