Dette er et av de vanligste spørsmålene Coor møter ved innkjøp av FM-tjenester: Er jeg en IFM eller singelkunde? For å kunne svare på det spørsmålet må vi først forklare hva forskjellene er.
Erik Sörnäs, Vice President i Coor, forteller at Coors FM-reise begynte med det som kalles nettopp Integrated Facility Management (IFM). En løsning som tar helhetsansvar for et stort antall tjenester og behov som finnes integrert på en arbeidsplass. Med denne ekspertisen skapte Coor sitt grunnlag og begynte å utvikle hvordan arbeidsmiljøet i bedrifter kan vokse og forbedres.
– Vi kommer fra en verden der vi nesten utelukkende jobbet med integrerte leveranser, såkalte IFM-løsninger, men de seneste årene har vi begynt å fokusere mer og mer på det vi kaller for singeltjenester, altså avtaler for enkeltvise tjenester. Den forandringen vi har gjennomgått som selskap, handler om at vi må befinne oss der kundene er. Det handler ikke om at den ene løsningen er bedre enn den andre, men å møte kundenes spesifikke behov og de kan være svært ulike avhengig av en rekke forskjellige variabler. En stor bedrift med mange ulike kontorer i flere land vil f.eks. ha helt andre behov enn en mindre produksjonsfabrikk, som dessuten kan ha veldig spesifikke behov.
Hva er fordelene med en IFM-avtale?
– Det finnes en rekke fordeler, men den største fordelen er at man kan skape en effektiv leveranse ettersom man lett kan finne synergier mellom tjenestene. Det innebærer at når f.eks. resepsjonistene tar lunsjpause, kan godspersonalet steppe inn. Renholdere kan sjekke om kaffemaskiner trenger påfylling i stedet for at man benytter seg av en separat kaffeleverandør. Det skaper en oversiktlig og letthåndtert flyt som også gir rom for økt innovasjon på arbeidsplassen. I tillegg til dette får kundene en leverandør som tar helhetsansvar, de får et system for oppfølging og har bare én leverandør å kommunisere og forhandle med.
Hvilke kunder bør vurdere anskaffelse av singeltjenester?
– Det er en stor prosess å tegne en IFM-avtale og man klarer kanskje ikke å inngå avtaler om alt på en gang. Mange bedrifter betrakter dette som en reise der man begynner med å se over enkeltvise tjenester for deretter å legge ut de som man ikke anser som en del av sin kjernevirksomhet. Dessuten handler det også om at man kan ha veldig spesifikke behov fordi man befinner seg i en veldig nisjepreget bransje. Da må vi kunne møte kundene med like spesifikke singeltjenester.
Hvilke behov har du som bedriftskunde?
Dine behov som IFM-kunde
- Du har en stor bedrift. Dere har mange ansatte og eventuelt flere kontorer som har lignende behov for FM-støtte.
- Du ønsker å ta et samlet grep om dine Facility Management-tjenester. Når de fordeles på flere ulike aktører, har det en tendens til å vokse og bli tungmanøvrert. Dette trenger du hjelp med å håndtere.
- Bedriften ser et stort behov for å optimere arbeidsplassen og dere ønsker å utvikle arbeidsmiljøet med innovative FM-løsninger.
- Du vil ta et helhetsgrep og unngå å ha flere avtaler med ulike leverandører.
- Du ønsker å kunne følge opp prestasjonene, KPI-er og utviklingen i et system.
Dine behov som singel-kunde
- Du ser bedriften din som litt mindre eller mellomstor, og det er lett ha oversikt over den FM-tjenesten dere har bestilt.
- Dere har eventuelt veldig spesifikke behov for nisjepreget ekspertise.
- Du ønsker å bygge opp et trivelig og bærekraftig arbeidsmiljø, slik at det også blir lettere å få oversikt over små tjenester og tiltak som bedrer arbeidsmiljøet.
- Du har ikke mulighet eller ressurser til å iverksette en IFM-anskaffelse ennå, men vil se på hvordan innovative singeltjenester kan forbedre arbeidsmiljøet gradvis.
- Volumet for de enkeltvise innkjøpte tjenestene er ikke så stort, så kontroll av leveransen utføres av en person som du har ansatt.
- Du trenger leveranser basert på bedriftens åpningstider.
Avslutningsvis poengterer Erik at det finnes felles fordeler med begge løsningene ovenfor. Bedrifter som outsourcer FM-tjenester, en eller flere, kan:
- som oftest regne med en kostnadsbesparelse,
- få større fleksibilitet enn ved å levere tjenestene med eget personale,
- personalet som utfører tjenestene, arbeider i en bedrift der FM-tjenester tilhører kjernevirksomheten og dermed får de større utviklingsmuligheter.
