Det moderne kontoret ble nylig litt smartere

Coor SmartArchive er en solid og skalerbar tjeneste for dokumentbehandling – både fysisk og digitalt. Til kunder som ønsker seg sikker og smart digital arkivering, har Coor en egen plattform: Arkinet. Arkinet er en velprøvd, skybasert arkiveringsløsning som ble utviklet så tidlig som i 2001. Cecilia Björndahl har imidlertid merket økt interesse for nettopp digital arkivering det siste året.

– De teknologiske løsningene har eksistert lenge, men det er først nå at interessen har våknet for alvor. Det var også lenge en viss skepsis mot skytjenester, som nå på bare noen år har forsvunnet. Stadig flere ser fordelene med skytjenester, der all nyutvikling og drift er inkludert og kundene slipper å investere i oppgraderinger og drift av forskjellige systemer.

SmartArchive hele tiden videreutviklet

Tjenestene i Coor SmartArchive blir hele tiden videreutviklet, og utviklingen styres i stor grad av kundenes egne ønsker. En nyhet er at man nå kan kombinere digital signering med e-arkivløsninger. E‑signering vil si at man kan opprette et dokument i e‑arkivet og deretter sende det videre til dem som skal skrive under. Etter signeringen er dokumentet søkbart. Dermed vil det ikke forsvinne og kan spores gjennom hele arbeidsgangen.

Cecilia Björndahl mener at gode arkiveringsløsninger er løsninger som bidrar til orden og oversikt.

Hun fremhever tre store fordeler med Coors e‑arkiv:

• Oversikt over avtalene
  En av fordelene med SmartArchive-systemet er at det er koblet til oppgavebehandlingen og varsler om avtaler som er i ferd med å gå ut, og andre hendelser. Det er penger å spare på avtaleovervåking, for eksempel når det er tid for å øke prisene.
• Stillingsbasert
  Hvis bedriften gjennomgår organisatoriske endringer, vil systemet fungere selv om enkeltpersoner bytter jobb. Den nye personen får tilgang til riktig dokument, og ansvaret havner på kostnadsstedet.
• Kundetilpasset
  Vi eier og utvikler systemet på huset og kan utvikle funksjonene ved å lytte til kundene.

I motsetning til konkurrentene på markedet kan Coor kombinere dokumentbehandlingstjenestene i Coor SmartArchive med andre tjenester, for eksempel Coors resepsjonstjenester. Da kan man effektivisere hele kjeden, fra behandling av fysisk post og arkivering til skanning og digitalisering, og skape nytteverdi for kundene.

– I mange av oppdragene våre har vi ansvar for å håndtere og skanne avtaler og fakturaer. Det er utrolig enkelt for kunden om dokumentene som skal arkiveres og digitaliseres, kan leveres direkte til resepsjonisten i stedet for å sendes til en egen avdeling. Via resepsjonisten tar vi ansvar for å arkivere originaldokumentene på et trygt sted, og deretter kan vi også sende skannede filer til Coors eget e‑arkiv Arkinet eller til kundens eget arkiveringssystem, forklarer Cecilia Björndahl.

Den raske digitaliseringen og endringene i dokumentbehandlingen har medført konsekvenser som noen ganger ikke blir oppdaget før det for eksempel er aktuelt å flytte virksomheten fysisk.

– For 20 år siden var det mange bedrifter som hadde en egen arkivar ansatt, men slik er det ikke lenger. Dermed har kompetansen gått tapt. Hva har de i skapene sine, og hva kan kasseres? Vi har omfattende kunnskap om og erfaring med arkivering og kan hjelpe til med å rydde og skaffe oversikt. Sammen med kunden bygger vi en god struktur, samtidig som vi hjelper til med å gå gjennom og forbedre kundens egne prosesser, sier Cecilia Björndahl.

Coor bruker selv Coor SmartArchive til å behandle og lagre HR-dokumenter, leverandøravtaler og kundeavtaler i hele Norden. Siden løsningen er skalerbar, passer den for både små og store bedrifter. Mindre kunder er kanskje bare interessert i fysisk arkivering for noen hundrelapper i måneden, men for store selskaper kan det dreie seg om helhetlige løsninger for behandling av store dokumentvolumer. Ett eksempel er TeliaSonera, som har leid inn Coor til å ta seg av det meste av dokumentbehandlingen i selskapets kundeavdeling.

Det er ikke uvanlig at kundene begynner med å prøve ut konseptet i liten skala, og senere utvider samarbeidet.

– De kundene vi kommer i gang med, har kanskje akutt behov for raskt å kunne søke etter dokumenter, men når vi får anledning til å vise hva vi kan gjøre, blir oppdraget ofte utvidet. Til å begynne med er det kanskje snakk om 20 brukere, og så blir det 100 til. Det vokser raskt, avslutter Cecilia Björndahl.