Slik får vi det rent på skolene våre

Spesialisten kommenterer

Sten Mortensen, en av flere renholdseksperter hos Coor, har lang erfaring både i rollen som innkjøper samt i å skrive og regne på anbud. Hans erfaring er at det er en bestemt type feil som går igjen ved innkjøp av renholdstjenester. Feil som enkelt kan unngås. Her forteller han hvordan.

Hvordan bli man en god renholdsbestiller?

Den vanligste feilen er at bestilleren undervurderer kompleksiteten i tjenesten og mangler forståelse for hva som kreves. Derfor skriver man et mangelfullt underlag og får derfor ikke korrekte og sammenlignbare tilbud fra leverandørene. Det er viktig å gi prosessen tid. De fleste bestillere undervurderer hvor lang tid det tar å utarbeide et bra underlag. Det er ikke uvanlig at bestillere kommer i tidsnød og sender ut et underlag som ikke er komplett. Problemet er at man da får hva man legger til rette for. Det betyr også at man som bestiller må ha riktig kompetanse eller nok innsikt til å forstå om man ikke har det. Naturligvis kan ikke alle være eksperter på renholdstjenester eller innkjøp av disse, men da må man leie inn slik kompetanse og få hjelp.

Et annet viktig moment er å ha kontroll på nøkkeltallene, dvs. bruttoflate, nettoflate og renholdsflate. Veldig få bedrifter har oppdaterte fortegnelser over dette eller forståelse for hvordan de ulike nøkkeltallene skiller seg fra hverandre. Bruttoflaten er hele flaten fra yttervegg til yttervegg, nettoflaten er de kvadratmeterne som blir igjen når man tar bort skillevegger, heissjakt, lager og annet som ikke skal rengjøres. Renholdsflaten er den flaten som faktisk skal rengjøres, og den kan skille seg markant fra bruttoflaten. Hvis en bedrift bare angir bruttoflaten i underlaget, må leverandørene anslå hvor store flater som skal rengjøres. Resultatet blir ulike anbud fra leverandørene som ikke kan sammenlignes.

Bli en god renholdsbestiller ved å:

• Sette av nok tid til å formulere et bra underlag.
• Sørge for at det finnes tilstrekkelig tjenestespesifikk kompetanse. Hvis denne kompetansen mangler internt, må man leie den inn.
• Legg ved en komplett liste og tegninger for alle lokaler med den faktiske renholdsflaten. Hvert lokale må følgelig angis med type, for eksempel toalett, kontor og så videre samt antall kvadratmeter.

Hvordan velger man rett leverandør/hva kan man forvente seg av leverandøren?

Det første man gjør er å sile bort de som ikke er autoriserte tjenesteleverandører. Deretter skal man unngå å se på prislappen i første omgang. Det er andre parametere som er vel så viktige for å få en god leveranse. Vurder anbudet i henhold til følgende modell:

1. Har leverandøren en organisasjon med den rette kompetansen og er de mange nok til å kunne håndtere leveransen. Kontroller at det er tydelig angitt hvordan man jobber med ledelse, hvem som har ansvar og tar seg av leveransen.
2. Det er viktig at leverandøren har en opplæringsplan for renholderne. Sorter bort leverandører som ikke har en tydelig plan for medarbeiderne.
3. Bærekraft og miljø skal ikke bare være et punkt i anbudet, det skal belyses gjennomgående. Forsikre deg om at leverandøren har rett kompetanse og hele tiden gjør aktive valg for å arbeide langsiktig med disse spørsmålene og hvordan det påvirker leveransen.
4. Og til slutt prisen. Hvis en leverandør angir en timepris for en renholder som ligger under tariffavtalen for renholdere samt kostnader, er det selvsagt ikke holdbart i lengden og bør følgelig stilles spørsmålstegn ved.

Det gjelder også å tolke hva de ulike leverandøren sier i anbudene sine. Man må forstå hvordan man sammenligner timepriser og renhold per time med mer.

Hvordan følger man opp arbeidet og videreutvikler det?

Kvalitetsoppfølging av en frekvensstyrt leveranse, for eksempel at korridoren skal rengjøres én gang i uken, blir ofte en subjektiv vurdering. Lister på stedet er en vanlig måte for å få bekreftet at leverandøren har vært der, men i etterkant må det utførte renholdet bedømmes. Seriøse leverandører foretar naturligvis egenkontroller, men selvsagt må også bestilleren gjennomføre egne kontroller. Når det gjelder oppfølging av funksjonsstyrte leveranser, det vil si at man rengjør ved behov, knytter man et kvalitetsnivå til leveransen i stedet for en besøksfrekvens. Da er det viktig at man forstår hva man har bestilt og at man er enige om nivåene. Som oftest benyttes den nordiske renholdsstandarden INSTA 800, som spesifiserer kvalitetsnivået for hvert lokale. En funksjonsstyrt leveranse er en intelligent måte å bruke ressursene på og gir ofte kunden en rimeligere leveranse. Men for at det skal fungere, kreves det kunnskap om hva kvalitetsnivåene innebærer. Her ser vi dessverre ofte at det svikter, både hos kunder og hos konsulter.

Når det gjelder videreutvikling, er det viktig at leverandør og bestiller har jevnlige møter kjennetegnet av samarbeid og dialog. Her skal fokus ikke ligge på å kvantifisere antallet forbedringer. Man skal i stedet arbeide for å finne frem til reelle og kvalitative forbedringer. Min erfaring er at et eksisterende og bra utviklingsarbeid har blitt oppnådd gjennom et nært samarbeid, der leverandør og bestiller fører en kontinuerlig og konstruktiv dialog sammen.