Nå går vi fra mitt til vårt
I begynnelsen av november kommer alle medarbeidere på Coors hovedkontor til å starte arbeidsdagen ved et skap i stedet for på en egen arbeidsplass. Det nye kontoret i Kista støtter fullt ut den aktivitetsbaserte arbeidsmåten. Fleksible arbeidsplasser er en stor omstilling, som krever mot, ærlighet og dialog.
Allerede i 2009 innførte Coor et konseptkontor, "Concept Office", ved en del av Solna-kontoret med Carina Hörnfeldt-Bylund som prosjektleder. Nå som Coor tar steget fullt og innfører en aktivitetsbasert arbeidsmåte for alle medarbeidere ved det nye hovedkontoret, har Carina ledet delprosjektet "Innredning og endringsarbeid".
− Siden jeg har vært med på å innføre samt også jobbet i vårt "Concept Office", var det naturlig å delta i arbeidet med å videreutvikle konseptet vårt til det nye hovedkontoret. Det at jeg forstår hva endringen innebærer, er en stor fordel i arbeidet mitt med å forberede kollegene mine på hva som venter, sier Carina Hörnfeldt-Bylund.
Carina var svært aktiv i den innledende analysefasen, da Coor ved hjelp av beleggsmålinger og intervjuer med sjefer og medarbeidere forsøkte å forstå hvordan det nye kontoret burde utformes for å passe til de behov og arbeidsmåter medarbeiderne har og benytter seg av i dag.
− Vi savnet først og fremst ulike møteplasser. Vårt nåværende kontor stimulerer ikke samarbeid og kunnskapsoverføring. Vi kunne også konstatere at antallet kontorarbeidsplasser i løpet av en uke var klart overdimensjonert og at plasser ofte stod tomme.
Med utgangspunktet i dette resultatet har Carina så i nært samarbeid med en ekstern innredningsarkitekt planlagt det nye kontorets arealer, der knappe 250 personer i hovedsak befinner seg. I tillegg kommer det en rekke tilreisende kolleger og eksterne besøkende. For disse finnes det totalt drøye 360 mulige arbeidsplasser, hvorav 179 er arbeidsplasser med skrivebord. Resten byr på muligheter til å arbeide i lyddempende lenestoler, sofagrupper, teambord (med ulik sittehøyde) og touch-down-plasser. Dessuten finnes det møterom og møteplasser i ulike størrelser og til ulike formål.
Generelt kan vi si at vi i dag utfører omtrent 50 prosent av det daglige arbeidet enkeltvis og 50 prosent i samarbeid med andre.
− I dag utfører vi omtrent 50 prosent av det daglige arbeidet enkeltvis og 50 prosent i samarbeid med andre. Vi har også forsøk å finne frem til løsninger både for arbeidsoppgaver som krever høy konsentrasjon og arbeid som krever lavere konsentrasjon, både for arbeid enkeltvis og for samarbeid. Det skal finnes arbeidsplasser for alle typer behov og samarbeidsformer.
Samarbeid og møtekultur er noe som Carina snakker mye om. Å skape ulike møteplasser for ulike typer samarbeid har stått sentralt i utformingen av det nye kontoret, og for at det skal fungere må innredning, teknikk og atferd spille på lag.
− Tidligere har vi bare tilbudt kontorarbeidsplasser, en kafé og tradisjonelle møterom. Det nye kontoret gir oss helt nye forutsetninger. Jeg føler meg trygg på kontorets utforming, utfordringen ligger i å jobbe med å endre møteatferden vår. Det blir ikke bare et nytt kontor – det blir nye møteplasser.
Carina Hörnfeldt-Bylund har jobbet aktivt siden i vår med å forberede kollegene på de endrede arbeidsmåtene og møteatferden som kommer.
− Nøkkelen til fremgang ligger i informasjon, dialog og delaktighet. Informasjon om hvordan kontoret kommer til å se ut og fungere har vi distribuert via et eget flytterom på serviceportalen vår hvor vi samler all informasjon. Siden august har vi også hatt en liten utstilling i kafeteriaen, der vi viser lokalenes layout, bilder og eksempler. Vi har dessuten montert opp en arbeidsplasstasjon. Vi har også gjennomført en rekke frokostmøter med ulikt innhold og ulike fokusområder.
Informasjon om hvordan arbeidsmåten er endret, har man først og fremst jobbet med i mindre grupper og med sjefene. Å involvere sjefene er avgjørende i alt endringsarbeid.
For å skape delaktighet har alle medarbeidere fått jobbe sammen med de felles reglene for hvordan man skal opptre som skal gjelde på det nye kontoret. Det kan dreie seg om små men viktige ting som om det er ok å snakke i telefon i et åpent område eller om man får spise varm mat ved skrivebordene.
− Ved alle åpne kontorløsninger må man være enige om spillereglene. Man må ikke glemme at arbeidsplassen min også er arbeidsplassen til kollegaen min. Ettersom vi i Coor har sittet i åpne løsninger tidligere, tror jeg at det er helt naturlig for mange oss. Men det kan være et problem hvis man har hatt cellekontor tidligere.
Medarbeiderne har kunnet stille spørsmål til flyttegruppen under hele prosessen, enten via sin overordnede eller via en spesiell spørsmålspostkasse.
− Vi får inn ett eller et par spørsmål i uken, og på den måten ser vi hva medarbeiderne lurer på. Dette forsøker vi å ta hensyn til når vi planlegger stormøtene våre, forteller Carina Hörnfeldt-Bylund.
Selv om medarbeiderne har blitt best mulig forberedt, tror Carina at det vil ta en stund før alle har vent seg til den nye måten å arbeide på.
− Min erfaring er at det tar opp til et år før gamle vaner er ryddet av veien. Det er viktig å fortsette å lytte til medarbeiderne også etter flyttingen, samt holde jevnlige møter for å følge opp hvordan kontoret brukes, diskutere problemer og videreutvikle konseptet. I alle endringsprosjekter må man gjennom endringskurvens ulike faser, men ved å fange opp og behandle reaksjoner og uro kan man gjøre kurven kortere og dempe bølgedalene for så mange som mulig.
Les tidligere artikler om Concept Office
Fleksible kontorer – slik fungerer det
