En god deal er en god deal

− Først og fremst må man huske på at offentlig sektor er et samlet begrep for mange ulike virksomheter som styres av politisk sammensatte organisasjoner og som finansieres med offentlige midler. Det er alt fra statlige verk og selskaper til landsting (fylkesting) og kommuner, sier Stefan Karlsson, Senior Manager i Pwc.

For å få et inntrykk av størrelsen på den offentlige sektoren, kan det nevnes at Sveriges kommuner og landsting (SKL) anslår det offentlige markedet til ca. 820 milliarder svenske kroner, inklusive de over 2 000 offentlige selskapenes innkjøp som ligger et sted rundt 300 milliarder svenske kroner. Av de 100 foretakene som har størst omsetning på det offentlige markedet, finnes det noen som er facility management-leverandører. Totalt kjøper den offentlige sektoren i Sverige renhold og service for ca. 8 milliarder svenske kroner per år.

− Offentlig sektor er altså kjent med innkjøp av enkeltvise servicetjenester, men usikkerhet og mangel på erfaring, sammen med de formelle kravene i lovgivningen om offentlige innkjøp, bidrar til at de fortsetter å drive servicevirksomheten i egen regi. Selv om de ansvarlige for den offentlige virksomheten forstår at man kan minske kostnadene og øke effektiviteten og kvaliteten ved en riktig gjennomført outsourcing, sier Stefan Karlsson.

Leif Arvered, forretningsenhetssjef i Coor og ansvarlig for flere av Coors avtaler med statlige selskaper og landsting, er enig og synes at flere trenger å utvikle bestillerrollen sin.

− Kunden må ha en kompetent bestiller, som kan sette opp tydelige krav- og behovsbilder samt formidle sine forventninger. Dessuten må man tenke funksjon fremfor frekvens, bestille et rent toalett i stedet for rengjøring av toalettet fem ganger om dagen, sier Leif Arvered.

Som følge av den kvalitetsrettede effektiviseringen i kantinedriften fårSelv om utviklingen går langsomt, synes Leif at det finnes en økende interesse for integrerte serviceløsninger også i den offentlige sektoren. Dette merkes i hele Norden, men spesielt i Sverige og Danmark. Leif tror at grunnen er at fordelene ved å bedrive FM-tjenester integrert er så store. Kunnskap og kompetanse fra andre prosjekter genererer effektive løsninger, og lokale synergier i kombinasjon med større volumer gir lavere pris.

− En annen fordel med integrerte servicetjenester er den fleksibiliteten som kunden får. Jeg tror også at det er store fordeler for en bestiller ved å ha bare en kontraktspart å forhandle med. Har de valgt å kjøpe enkeltvise servicetjenester, må de selv forhandle med alle sine ulike leverandører, sier Leif Arvered. Coor har i dag flere avtaler med offentlige virksomheter, for eksempel Landstinget i Östergötland, Landstinget Gävleborg, Vattenfall (Ringhals), DR (Danmarks Radio), Nya Karolinska Solna og Trafikverket.

Med Landstinget i Östergötland har Coor en avtale som inneholder fire større serviceområder der man utfører ulike omsorgstjenester i Norrköping og Linköping. En av suksessfaktorene i denne avtalen, i tillegg til en kompetent bestillerorganisasjon, tror Leif Arvered er at man sammen med kunden har utviklet en god struktur for kommunikasjon med strategiske, taktiske og operative møter.

− Sammen har vi laget en strategisk kundeplan der kunden formidler sine forventninger og vi setter opp aktivitetene for å innfri de oppsatte målene. Vi forsøker fremfor alt å frigjøre tid til pleie. Pleiepersonalet er utdannet til å pleie pasienter, ikke til å hente ting fra lageret, kjøre pasienter, lage mat eller gjøre rent. De tjenestene overtar vi.

Kjernekraftverket Ringhals og Coor har hatt et langt og vellykket samarbeid. På Ringhals er sikkerheten alfa og omega og virksomhetens hovedoppgave er å produsere og levere elektrisk energi.

− Oppdraget krever et høyt nivå på alle kompetansene våre, men også at vi er dyktige til å kommunisere, forstå behov og følge opp leveransen på en tydelig måte. En felles oppfatning av våre felles mål. Det er naturligvis ønskelig med så få opphold som mulig i produksjonen, men fire ganger i året gjennomfører man revisjoner på Ringhals. Da stenges virksomheten ned i fire uker for renoveringer og rengjøring.

− Under revisjonene har vi 300–400 medarbeidere på plass for å gjennomføre arbeidet på en planlagt og sikker måte. Det er en lang prosess, cirka fire uker, før nye medarbeidere får adgang til Ringhals. Så det gjelder å planlegge nøye og hele tiden kommunisere, sier Leif Arvered. Å arbeide på et kjernekraftverk innebærer at alle medarbeiderne våre må etterleve mange regler og bestemmelser og sette sikkerheten først. Trafikverket er en annen stor kunde innen offentlig sektor der Coor har forvaltet 200 jernbanestasjoner fra Midt-Sverige ned til Skåne de siste fem årene. Nå er samarbeidet utvidet og en ny kontrakt er undertegnet. Den innebærer at Coor skal levere arbeidsplasservice til alle Trafikverkets kontorer på over 57 steder i Sverige.

− I de kontraktene vi har med selskaper eller myndigheter i offentlig sektor, merker jeg ingen større forskjell sammenlignet med den private sektoren. Man har de samme problemstillingene og målet er effektivitet og utvikling med høy kvalitet. Man vil ha utviklingsplaner og sette nøkkeltall for å måle virkningsgraden, sier Leif Arvered.

Selv om innstillingen til outsourcing og integrerte servicetjenester ofte er positiv, er sannheten at man blir begrenset av ulike lover. Lover som er til for å beskytte innbyggerne, myndighetene og leverandørene. Stefan Karlsson mener imidlertid at han ser en økt interesse fra kommuner til å kjøpe inn samlede servicetjenester.

– Kommunene utvikler metodene sine for å håndtere lovgivning og regelsystemer, og erfaringer spres kommunene imellom. Dessuten finnes det mange i den offentlige sektoren og i organisasjoner som fremfører omfattende kritikk mot tungvinte regelverk i seg selv samt hvordan de anvendes. Kritikken går ut på at det bare er større bedrifter som kan konkurrere om oppdragene og SKL advarer mot at juridiske besværligheter blir kontraproduktivt og hindrer forretninger. Regjeringen og Konkurrensverket (det svenske konkurransetilsynet) hevder at problemene ofte skyldes at innkjøp ikke prioriteres tilstrekkelig av kommuner og landsting. Leif Arvered har også lagt merke til at man i offentlig sektor benytter eksterne konsulenter ved innkjøp av mer komplekse tjenester.

− Ettersom det er stor usikkerhet i bransjen, passer vi på å fremheve gode eksempler på vårt arbeid og hvordan vi har hjulpet andre. Gode referanser kan rydde unna litt av ubesluttsomheten.

Les tidligere artikler som er publisert om integrerte helhetsløsninger:

Modne kunder tenker på helheten

Med service i sitt DNA

Kontakt oss:

Er du nysgjerrig på hvilken nytte integrerte serviceløsninger kan ha for deg, kontakt gjerne Sofia Johansson på +46 8 553 959 07 (sofia.johansson@coor.com).