Oppskrift på en vellykket internasjonal FM-strategi
Stadig flere internasjonale virksomheter velger å knytte et internasjonalt perspektiv til sine FM-spørsmål. Microsoft er ett eksempel. Her forteller Mette Pilgren, Facility Manager i Microsoft, og Christer Olsson, ansvarlig for internasjonale prosjekter i Coor, om hva som kreves for å gjennomføre en internasjonal strategi lokalt.
I mange tilfeller er de globale FM-strategiene altfor rigide og utviklet ut fra de forutsetningene som gjelder på selskapets hjemmemarked. Det mener Christer Olsson, ansvarlig for internasjonale prosjekter i Coor, som har hatt god innsikt i mange internasjonale innkjøp de seneste årene.
– Det må finnes rom for tilpasning til lokale forutsetninger. Jeg har sett mange eksempler på at man driver sentraliseringen for langt. Dette gjelder ikke bare operative løsninger, men også visse vilkårsspørsmål som f.eks. ansvarsforhold. Her må det finnes en viss fleksibilitet for at FM-strategien skal fungere bra i de enkelte landene, sier Christer Olsson.
Christer Olsson snakker også om problemet med manglende lokal forankring. Han tror at det er nøkkelen til å lykkes med en global strategi.
– Man kunne ha spart mye tid og penger dersom de lokale FM-organisasjonene ble involvert tidlig i prosessen med å utforme og gjennomføre en internasjonal strategi. Dette er viktig ut fra to aspekter, dels for å fange opp forskjeller i tradisjon, behov og struktur tidlig, men også for å utnytte den lokale organisasjonens engasjement og forståelse.
Et eksempel på et globalt konsern som har et globalt perspektiv på FM-spørsmålene, er IT-konsernet Microsoft. Det første skrittet ble tatt i juli 2007, da det ble innført en rendyrket, global FM-organisasjon. Tidligere var FM-spørsmålene desentraliserte til hvert land og ble organisert sammen med Innkjøp og Reiser.
Mette Pilgren tiltrådte som Facility Manager i Microsoft med ansvar for Danmark og Island i februar 2008. Mette er enig i at det er viktig å gi en viss innflytelse til de enkelte landene, selv om hun synes at det er naturlig å arbeide internasjonalt med FM-spørsmål.
– I globale virksomheter styres mange spørsmål av sentrale retningslinjer. Graden av styring varierer imidlertid for ulike saker, og når det gjelder FM, er det viktig å ta hensyn til ulikheter i kulturer, historikk og vaner.
Mette Pilgren synes at Microsoft gir de lokale FM-organisasjonene en "rimelig stor" frihet. Den lokale Facility Manageren står fritt til å velge grad av outsourcing og leverandør, men får sentral innkjøpsstøtte. Det finnes standardiserte retningslinjer for juridiske vilkårsspørsmål, f.eks. løpetid, betalingsvilkår og oppsigelsestider, som imidlertid tillater lokale avvik.
– I Microsoft outsources nesten all FM-virksomhet, selv om det finnes noen unntak. Her i Danmark har vi valgt en integrert FM-løsning (IFM), noe som også er det vanligste i Microsoft-konsernet. Jeg får god støtte fra sentralt hold ved innkjøpene, men står fritt til å velge den beste løsningen for oss her i Danmark.
Den sentrale oppfølgingen er også sentralisert til en viss grad. Annenhver måned rapporterer Mette Pilgren inn topp- og bunnpunkter, besparelser, kostnader samt visse nøkkeltall som siden anvendes i en global benchmark. På den måten får man et godt grunnlag for spredning av best practise i konsernet.
Neste trinn i Microsofts globale FM-strategi er å ta et mer enhetlig grep om tjenester og servicenivåer. Det pågår akkurat nå et arbeid på dette området.
- Også her kommer konsernet til å gi landene en viss frihet. Målet er å styre servicenivåene opp til 80–90 prosent. Det føles som en bra fordeling, sier Mette Pilgren.
På spørsmålet om hvordan man som lokal Facility Manager best kan forberede seg for en smidig gjennomføring av en internasjonal FM-strategi, sier Mette Pilgren at det viktigste er å bidra med kunnskap om de lokale forutsetningene, samtidig som man må forstå de ønsker og krav som finnes sentralt.
- I min rolle er en av de viktigste oppgavene å ha et godt lokalt nettverk og en god dialog med den danske ledelsen. Siden må jeg balansere de ønsker og krav som finnes lokalt og samtidig ta hensyn til de sentrale retningslinjene. Så langt har det ikke vært noen problemer.
Ønsker du å diskutere spørsmål knyttet til internasjonale FM-løsninger?
Kontakt gjerne Henrik Gustafsson, forretningsutviklingssjef i Coor Service Management, +46 702 112 489 henrik.gustafsson@coor.com
Les mer om internasjonale FM-strategier:
Denne artikkelen avslutter en serie på tre artikler som handler om internasjonale FM-strategier. I Nova nr. 2/2010 presenterte vi den første, Internasjonale FM-strategier – hett akkurat nå, der vi diskuterte fordeler og ulemper med ulike måter å håndtere FM-spørsmål på i internasjonale organisasjoner. En viktig konklusjon er at det finnes betydelige lokale synergier i all FM-virksomhet. I Nova nr. 3/2010 publiserte vi artikkelen Tenk globalt – handle lokalt, som handler om hva man bør tenke på når man formulerer en internasjonal FM-strategi.