Intelligent posthåndtering
Nye måter å arbeide på krever moderne og fleksible miljøer. Det stiller også krav til arbeidsmetoder og rutiner. Coor har i to år arbeidet i sitt eget testmiljø ”Concept Office” for å kunne gi kvalifisert rådgivning til kundene. Akkurat nå tester man nye postrutiner for å modernisere og tilpasse leveransen til en fleksibel kontorløsning.
Mange har kanskje trodd at dagene var talte for brev og papirutsendelser. Men det er ikke tilfellet ifølge Mårten Lagerstedt, ansvarlig for post og gods på blant annet Coors hovedkontor i Solna, Stockholm.
- Det er stort sett samme mengde post som sendes nå som før e-posten slo gjennom for fullt. Forskjellen er bare hvilken type informasjon som sendes per brev i dag. Nå er det mye direkteadressert reklame som kommer med posten.
Med en konstant postmengde og økt mobilitet hos medarbeiderne behøves det en ny og fleksibel postleveranse. Det er grunnen til at Coor akkurat nå tester et nytt postsystem der all post registreres ved ankomst med et unikt nummer som knyttes til mottakeren. Deretter bæres posten ut en gang for dagen til en poststasjon eller sendes til en ekstern adresse i tråd med mottakerens ønsker. Hvis du har fått post, får du en melding om det, via e-post eller sms, med nummeret på forsendelsen og navnet på poststasjonen.
- Det beste med systemet er at jeg som bruker kan gå inn og styre hvor jeg vil ha posten min levert. Hvis jeg i en periode skal sitte på et annet kontor eller arbeide ute hos en kunde, skriver jeg bare inn adressen dit posten skal sendes. Hvis jeg blir syk eller er på ferie, angir jeg hvem som skal få posten i stedet, sier Mårten Lagerstedt.
Som bruker kan man også enkelt velge bort f.eks. reklameutsendelser, som da sorteres ut. Det foreligger planer om at man i fremtiden skal kunne styre om man vil slippe gjennom utsendelser fra visse leverandører, men ikke fra andre.
- Vi på postavdelingen ser en rekke muligheter til å få en mer effektiv, smartere og mer miljøvennlig posthåndtering. Vi kan f.eks. ta på oss å avregistrere personer fra reklameutsendelser som de ikke vil ha, sier Mårten Lagerstedt.
I en første fase testes nå systemet på hjemmebane. Man analyserer profiler ut fra brukeratferd, hvor fort mottakerne henter posten, hvor lenge den skal kunne ligge, hvordan man håndterer post som ikke blir hentet, og så videre. Dessuten har man tenkt at det i fremtiden skal bli mulig å angi hvem avsenderen er eller å skanne inn konvoluttene for å filtrere dem etter brukernes behov.
Helena Gustafsson, prosjektleder for Concept Office i Coor, ser frem mot å kunne evaluere forsøket etter to måneder.
- Tanken er at vi skal lage et system som alle kunder kan bruke. Det skal være letthåndterlig og ha en rask oppstartsfase. Selv om det er en veldig enkel løsning kommer fleksibiliteten i systemet til å bidra til en betydelig bedre arbeidsplasservice.
Vil du lese mer om Coors nye posthåndteringskonsept eller arbeid med nye, fleksible kontorløsninger?
Kontakt gjerne Lise Klevan, leder for virksomhetsutvikling i Coor, på telefon +47 932 58 518 eller e-post lise.klevan@coor.com