Orden og system i eiendomsmassen

Når man skal optimere eiendomsforvaltningen slik at bygningenes verdi opprettholdes over tid, kreves det en strukturert arbeidsmåte. Coor forvalter og har ansvar for en eiendomsmasse på over 10 000 000 kvm, og for å kunne støtte kundene på best mulig måte har selskapet utarbeidet en systematisk metode for teknisk forvalting.

– I bunn og grunn handler det om orden og system, og vår systematiske metode er et ypperlig verktøy for å kunne garantere det, sier Anders Eriksson, tjenesteutvikler i Coor med spesialisering innen teknisk forvaltning av eiendommer.

En viktig forutsetning for et proaktivt og kvalitetssikret eiendomsarbeid er å ha en oppdatert og heldekkende oversikt over alle bygninger og installasjoner som inngår i det aktuelle oppdraget. Hvert nytt samarbeid bør derfor innledes med en inventering og statusbesiktigelse av de objektene som inngår i avtalen.

– Med en oppdatert og strukturert oversikt kan vi i samråd med kunden analysere eiendomsmassen, foreta nødvendige prioriteringer og sette opp vedlikeholdsplaner – på kort og lang sikt. Dels planlegger vi mer akutte tiltak, dels planlegger vi renoveringsbehov og tiltak på flere års sikt. En vedlikeholdsplan kan vare mellom fem og tjue år, og den oppdateres vanligvis hvert år. Dermed får kundene våre et godt overblikk over fremtidige kostnader og investeringsbehov, forteller Anders.

Oversikten over den aktuelle situasjonen er også et viktig utgangspunkt for det forebyggende vedlikeholdet, som legges inn i Coors IT-baserte virksomhetsledelsessystem. Fordelen med å legge inn alle objekter og vedlikeholdstiltak i systemet, er at arbeidsordrer da genereres automatisk. Det sikrer kvalitet i leveransen og forenkler mobile løsninger, for eksempel koblinger til hånddatamaskiner. Også utbedrende vedlikehold registreres fortløpende. Fordelen med det er at kostnadsoppfølgingen for alle objekter blir god.

– Vårt ansvar er å hjelpe kundene med å få et god oversikt over alt som må gjøres, og å prioritere og planlegge eiendomsvedlikeholdet rett. Vi har de systemene og den metodikken som kreves, og i kombinasjon med kundens kunnskap om deres egen bygningsmasse gir det et optimalt vedlikehold, avslutter Anders.

Sandvik – et godt eksempel

Siden 2008 har Coor levert et 30-talls tjenester innen arbeidsplass-, eiendoms- og produksjonsservice til svenske AB Sandvik. Eksempler på tjenester som inngår i oppdraget, er industrisanering, avfallshåndtering, eiendomsdrift, utemiljø, renhold av lokaler, resepsjon, konferanse, kaffemaskiner, sentralbord og catering. AB Sandviks hovedkontor ligger veldig vakkert til i Sandviken, ca. to mil vest for Gävle. Her finnes det rundt 200 bygninger, som totalt utgjør ca. 600 000 kvm, av varierende alder og stand. Noen av bygningene er svært gamle og dessuten vernede, noe som stiller spesielle krav til forvaltningen.

Et av de første tiltakene som Coor utførte da samarbeidet ble innledet, var å lage en fortegnelse over og besiktige alle eksisterende eiendommer. Det var et omfattende arbeid som pågikk i fire måneder, og som delvis ble gjennomført i samarbeid med en ekstern konsulent.

– Ifølge avtalen skal vi ha ansvaret for tilsyn og skjøtsel samt utbedrende vedlikehold, mens Sandvik skal ha ansvaret for det planlagte vedlikeholdet. For at det ikke skal oppstå noen diskusjoner om hva som skal regnes som utbedrende eller planlagt vedlikehold, var det en fordel at vi fikk hjelp av en uavhengig part til å gjennomføre selve statusbesiktigelsene, sier Guy Drottler, kontraktsjef i Coor.

Arbeidet ble gjennomført i nært samarbeid med Sandviks FM-organisasjon.

– Statusbesiktigelsene ga oss et godt og overordnet bilde av vedlikeholdsbehovet for Sandviks bygninger. Vedlikeholdet har vært forsømt i deler av bygningsmassen, og på bakgrunn av det har vi utarbeidet en langsiktig rullende femårsplan for vedlikeholdsarbeidet, sier Arnold Silverhult, enhetssjef for FM i Sandvik Materials Technology.

De overordnede femårsplanene revideres hvert år, samtidig som det fastsettes konkrete ettårsplaner.

– Når vi diskuterer hvilket vedlikeholdsarbeid som skal utføres hvert år, veier vi det langsiktige vedlikeholdsbehovet opp mot behov fra virksomheten og andre aktuelle forutsetninger. Ettersom Sandviks FM-organisasjon i hovedsak utgjøres av bestillerkompetanse og tjenesteeiere, legger vi ut vedlikeholdsarbeidet til ulike entreprenører, forteller Arnold.

Arnold Silverhult synes at statusbeskrivelsene og de strukturerte, langsiktige vedlikeholdsplanene er til stor nytte:

– I dag har vi veldig god oversikt over vedlikeholdsbehovet for bygningsmassen og en konkret plan der nødvendige tiltak og kostnadsanslag fremgår. Dette er til stor hjelp i arbeidet med Sandviks eiendommer.

Vil du vite mer?

Kontakt Anders Eriksson, tjenesteutvikler på Coor Service Management, +46 8 553 959 69 (anders.eriksson@coor.com).