wretskog

”Jo sterkere bestiller, desto bedre service”

FM-markedet modnes i hele Norden, og det påvirker både leverandører og bestillere. Dessuten har bestillernes kompetanse utviklet seg, og dermed er de blitt dyktigere til å styre servicevirksomheten. En tydelig FM-strategi og en sterk bestillerorganisasjon er vesentlig for effektiv service.

Ulf Wretskog kaller seg selv "en av de gamle revene" i Coor. Siden august i år har han hatt stillingen som adm.dir. for Coors finske virksomhet, men i bagasjen har han med seg nesten ti år som operativ sjef i Coors svenske virksomhet. Ulf er i Finland minst fire dager i uken, men familien bor fortsatt i Sverige, og Nova treffer ham på Coors hovedkontor i Stockholm. Vi skal snakke om bestillerorganisasjoner – velfungerende bestillerorganisasjoner.

– Jeg har sett mye i løpet av min tid i Coor. Generelt sett synes jeg at bestillerne har modnet betydelig de siste årene. For ti år siden var det hovedsakelig leverandørene som drev utviklingen fremover, men nå har bestillerne helt klart innhentet dem. I dag tar nesten alle større aktører FM-spørsmålene veldig alvorlig og arbeider på ulike måter aktivt med å tilpasse, utvikle og effektivisere FM-organisasjonen sin, sier Ulf Wretskog.

Hva kjennetegner en god bestillerorganisasjon?

Ulf tenker seg om en stund, og sier så at det egentlig finnes to grunnleggende kriterier; en tydelig strategi og en sterk bestiller. Med tydelig strategi mener han et tydelig oppdrag fra virksomhetens ledelse. Det dreier seg om å ha en overordnet idé med FM-virksomheten koblet til virksomhetens øvrige forretningsmessige utfordringer. Det kan for eksempel dreie seg om reduserte kostnadsnivåer, økte eller jevnere (standardiserte) kvalitetsnivåer, økt produksjonstakt, økt langsiktig bærekraft eller kanskje et sterkere varemerke.

– Hvis FM-oppdraget er tydelig, styrkes naturligvis forutsetningene for å kunne styre og drive FM-virksomheten riktig. Dette gjelder både om man velger å drive virksomheten i egen regi eller ved hjelp av spesialiserte serviceleverandører, sier Ulf.

Med en sterk bestiller mener Ulf en tydelig FM-organisasjon med et klart definert ansvar og mandat. Organisasjonen og mandatet må være tydelig, både i ens egen virksomhet og overfor eventuelle serviceleverandører.

– En god FM-organisasjon innebærer at ansvaret er sentralisert, for eksempel til en FM-sjef, eiendomssjef, CFO, administrativ leder eller en innkjøpssjef, og at organisasjonsstrukturen er tydelig. Dette kan det være vanskelig å innføre, særlig i sterkt desentraliserte organisasjoner, men FM-løsningene fungerer helt klart best og mest effektivt på den måten. Jo sterkere bestiller, desto bedre service, sier Ulf.

Hvilken organisasjonsstruktur fungerer best?

I prinsippet kan organisasjonsstrukturen være geografisk eller funksjonelt inndelt. Ettersom Ulf er en sterk tilhenger av integrerte FM-løsninger (IFM)*, er han overbevist om at den geografisk inndelte FM-organisasjonen er den beste.

– All erfaring tyder på at det er bedre og mer effektivt å håndtere FM-tjenestene samlet og å jobbe med lokale synergier. Det er den innsikten som driver stadig flere større selskaper mot IFM-løsninger. Men jeg vil hevde at det er bedre å ha en funksjonelt inndelt FM-organisasjon med tydelig ansvar sammenlignet med en organisasjon med uklar eller delt ansvarsfordeling. Da blir arbeidet vanskelig – også for utførerorganisasjonen. Man går glipp av betydelige stordriftsfordeler og synergieffekter, samtidig som det er vanskeligere å drive et proaktivt utviklingsarbeid.

En av de store fordelene med en tydelig organisasjonsstruktur er at det blir enklere å skille de strategiske spørsmålene fra de taktiske og operative.

– Ansvaret for de strategiske spørsmålene skal ligge hos en tydelig bestiller, og videre skal det finnes en utførerorganisasjon som har ansvar for å levere i samsvar med den strategien som er lagt. Dyktige bestillerorganisasjoner er nøye med dette, sier Ulf.

Hvordan ser drømmebestilleren ut?

Ulf mener at drømmebestilleren på sett og vis også er marerittbestilleren:

– Drømmebestilleren oppfyller alle kriterier for en god bestillerorganisasjon. FM-strategien og organisasjonen er krystallklar, og det strategiske ansvaret er fullstendig atskilt fra utførerorganisasjonen. I disse organisasjonene blir kravet til oss som leverandør helt klart større, og vi må hele tiden jobbe hardere for å utvikle, effektivisere og forbedre leveransen vår. Det er selvfølgelig veldig tøft, samtidig som det er utrolig stimulerende. Det er i leveransen til disse kundene at kompetansen og proaktiviteten vår settes på de største prøvene. I alle leveranser må vi alltid kunne vise at vi tilfører kundene en merverdi, men i disse leveransene blir det aller mest tydelig, sier Ulf.

Vil du vite mer?

Kontakt gjerne Ulf Wretskog, adm.dir. for Coor i Finland, via e-post(ulf.wretskog@coor.com) eller telefon (+358 10 234 35 18)

* IFM, integrert facilities management, betyr samordning og utvikling av flere FM-tjenester.