Vær forberedt når vinden snur!

Vi kommer til å huske 2009 som et år med internasjonal lavkonjunktur. En artikkelserie i Nova 2008 omhandlet hva man som bestiller bør tenke på i lavkonjunktur*. Nå følger vi opp temaet ved å stille spørsmål om hva vi bør tenke på når vinden snur. Sverre Molvik, forretningsenhetssjef i Coor i Norge, har håndtert topper og bunner sammen med ulike kunder, og mener at beredskap i forkant av konjunkturoppgang ofte blir undervurdert.

Planlegg i tide

– Det er naturlig at man er forsiktig etter en lavkonjunktur, men samtidig er det utrolig viktig å forberede seg på vekst. Når det først har snudd, bør det ikke være noen flaskehalser. Er arealene store nok for utvidet virksomhet? Er det mulighet for økt bemanning og produksjon? Kan vi tilby et bedre arbeidsmiljø for å kunne konkurrere om arbeidskraft? Gjennom en tett dialog med kundene bidrar vi med våre erfaringer og forsøker å gjøre dem oppmerksomme på kritiske problemstillinger i en tidlig fase, sier Sverre Molvik.

Sverre mener det er spesielt viktig å være ute i god tid. Visse omstillinger krever tid, og det forutsetter et godt samarbeid mellom serviceorganisasjonen og den operative virksomheten. Et godt tips er å planlegge i forhold til ulike scenarier.

– Sammen med kundene diskuterer vi ofte flere scenarioer for hvordan økonomien vil utvikle seg og planlegger for hvordan dette vil påvirke kundens forretning og vår leveranse til dem. På den måten er både vi og kundene godt forberedte, sier Sverre Molvik.

Nivå og volum – tilpasses situasjonen

All servicevirksomhet må tilpasses forandringer i kjernevirksomheten kontinuerlig, både når det gjelder volum og utforming av tjenestene. FM-bestillere må finne en god balanse mellom et effektivt, produktivt og et attraktivt servicenivå. I en konjunkturnedgang legges det ofte størst vekt på effektivitet, men ved en høykonjunktur blir produktivitet og attraktivitet viktigere, noe som ofte fører til et høyere servicenivå.

– Servicenivå og volum må tilpasses situasjonen. Vi har et stort ansvar for den virksomheten vi driver, og må være en god støtte for våre kunder både i vanskelige og gode tider. Hvis en kunde trenger å redusere kostnadene sine, må vi bidra gjennom å evaluere tjenester og foreslå leveranseendringer, selv om det skjer på bekostning av vår egen leveranse. Visse basistjenester er det naturligvis vanskelig å redusere, men man kan akseptere færre interne postrunder, redusert lager og færre rengjøringer av enkelte arealer om man vet at det er midlertidige tiltak. En serviceleveranse kan ikke være statisk. I en høykonjunktur må vi derimot hjelpe kundene våre og komme med ideer og forslag som bidrar til å øke kundens produksjonstakt og optimere deres virksomhet, sier Sverre.

Et konkret problem som ofte oppstår ved en konjunkturoppgang er optimering av lokalene. Mange bedrifter har kvittet seg med overflødig plass under lavkonjunkturen, og når konjunkturen snur, kan det være vanskelig å få det tilgjengelige arealet til å klare en rask vekst. Resultatet blir at man optimerer arealene sine ved å presse sammen personalet, men iblant på feil måte.

– Det er noen ganger nødvendig å presse sammen personalet på et mindre område, men det er viktig å gjøre det riktig og uten at å gi avkall på trivselen. Her kan Coor bidra med grundige kunnskaper om eiendommenes kapasitet og arealoptimering, ikke minst takket være egne erfaringer med fleksible, moderne kontorløsninger, sier Sverre Molvik.

Fleksibilitet gir trygghet

En av forutsetningene for smidig samarbeid mellom bestiller og serviceleverandør er en fleksibel forretningsmodell, som gjør at serviceleveransen automatisk tilpasses volumendringer i bestillerens virksomhet. Coors bevegelige prismodell vurderes kanskje ikke så høyt ved avtaleskriving, men verdsettes desto mer i lengden.

– Vår fleksible forretningsmodell gjør at vi slipper prisdiskusjoner når servicebehovet varierer – noe som ellers har en tendens til å skape irritasjon og kreve energi. Med vår bevegelige prissetting får vi en smidighet som kundene verdsetter veldig høyt på lengre sikt. Jeg tror at vår fleksibilitet, smidighet og store lojalitet overfor kundene er en av grunnene til at de i så stor grad velger å samarbeide med oss – og at de ofte forlenger kontraktene sine, sier Sverre Molvik.

* Artiklene om service i lavkonjunktur som ble publisert i Nova 2008, finner du her:

”Samarbeid på topp i lavkonjunktur” (Nova nr. 1/2008) – intervju med Jan Mohlin, Director of Facility Management hos Ericsson.

”Offentlig sektor skjerper fokus” (Nova nr. 2/2008) – intervju med Eric Rydén, kommunaldirektør i Alvesta, Sverige.

”Hvem gjør hva under krisen?” (Nova nr. 3/2008) – intervju med Magnus Kuchler, konsulent i Ernst & Young.