Internasjonale FM-strategier – hett akkurat nå

Det nordiske FM-markedet modner gradvis og er på vei mot en ny utviklingsfase, ”multi-site FM/IFM”, det vil si standardiserte FM/IFM-løsninger til flere anlegg eller kontorer regionalt, nasjonalt eller internasjonalt. Det medfører nye krav og utfordringer for den FM-ansvarlige. Hva må man tenke på? Hvilke fordeler og ulemper er det? Nova gir deg svarene.

Akkurat nå er det relativt unge nordiske FM-markedet inne i en spennende utviklingsfase, der regionale, nasjonale og internasjonale FM-strategier prøves i stadig større grad. Globale selskaper med base i USA og Storbritannia har benyttet seg av internasjonale FM-strategier i flere år. Her finnes også de mest modne FM-markedene. I 2009 økte interessen markant blant større virksomheter i Norden. Dette gjelder særlig i den private sektoren, men også internasjonale organisasjoner.

FM-bransjens utvikling i Norden

Alle aktører, både private og offentlige, har i prinsippet nådd eller passert første modningsnivå i dag. Det innebærer at de outsourcer en eller flere enkelttjenester til en eller flere eksterne serviceleverandører. De tjenestene som primært outsources som enkelttjenester, er renhold, avfallshåndtering, sikkerhetstjenester, eiendomsservice og personalkantiner*.

Den andre fasen i utviklingen er å samordne flere servicetjenester i eller rundt et lokalt anlegg, og håndtere disse som en integrert helhet. Drivkraften bak denne utviklingen er de store lokale synergiene som finnes i en servicevirksomhet. Dersom man velger å samarbeide med en ekstern spesialist, velger man ofte serviceleverandører som har spesialisert seg på å håndtere integrerte helhetsløsninger – IFM-leverandører.

IFM-løsninger er mest vanlig i det private næringslivet, men forekommer også i offentlig sektor. I løpet av det siste året har flere aktører også nådd tredje modningsnivå, noe som innebærer at man velger standardiserte FM/IFM-løsninger for flere anlegg, regionalt, nasjonalt og internasjonalt. Vi kaller det for "multi-site FM/IFM".

Det er et ønske om å utnytte synergier og stordriftsfordeler gjennom standardisering og store volumer som driver utviklingen mot "multi-site FM/IFM"-strategier. Interessen for denne typen løsninger blir stadig større. Et stadig økende antall store bedrifter i hele Norden etterspurte internasjonale FM/IFM-løsninger i 2009.

Velge FM-strategi

De som velger FM-strategi må ta noen prinsipielle beslutninger. En av de viktigste er nettopp graden av sentralisering – skal FM-strategien gjelde lokalt, nasjonalt eller internasjonalt? En av de store fordelene med internasjonale FM-strategier er at standardiseringen av produksjon, arbeidsmåter, arbeidsplassutforming og servicenivå på ulike anlegg og kontorer øker. Dermed blir det enklere å styre, følge opp og sammenligne servicevirksomheter i et stort og geografisk spredd konsern. Dette fører også til at administrasjonen minsker etter hvert.

Et avgjørende spørsmål er om man skal håndtere og utvikle servicetjenestene i egen regi eller i samarbeid med spesialiserte serviceleverandører. Her kan man se en tydelig trend mot en økt outsourcing til eksterne leverandører, i både privat og offentlig sektor. Coors markedsundersøkelse fra 2009* viser at norske bedrifter og institusjoner i stadig mindre grad driver alle servicetjenester i egen regi. Den viser også at en klart økende andel ser det som en fordel å kunne forholde seg til én leverandør av flere eller alle servicetjenester.

Det tredje spørsmålet som en bestiller må ta stilling til, er om servicevirksomheten skal organiseres etter tjenester/tjenesteområder eller etter lokale anlegg og kontorer. Hovedspørsmålet er hvor store gevinster man tror at man kan oppnå ved volumdrevne skalafordeler, sammenlignet med gevinster fra lokale synergier. For bestillere som vurderer "multi-site FM/IFM"-løsninger, blir dette spørsmålet ekstra viktig.

Betydelige lokale synergier i servicevirksomhet

Logikken bak å drive en servicevirksomhet skiller seg fra logikken bak innkjøp av innsatsvarer og standardisert materiell. Det er store muligheter for lokale synergier i en servicevirksomhet. De lokale synergigevinstene oppstår ved at samme person utfører flere tjenester på samme sted. På et kontor kan det for eksempel være mulig for en resepsjonist å ta seg av andre tjenester i tillegg, som post- eller kaffehåndtering. De lokale synergiene er imidlertid forskjellige på ulike kontorer og anlegg, og en resepsjonists forutsetninger og arbeidsoppgaver varierer fra sted til sted.

Det er de betydelige lokale synergiene i all servicevirksomhet som forklarer hvorfor IFM-løsninger blir stadig vanligere i hele den vestlige verden. Jo større og mer komplekst et anlegg er, desto større er mulighetene til lokale synergigevinster. Ulempen ved å organisere og håndtere en FM-organisasjon etter enkeltvise tjenester/tjenesteområder er at stordriftsfordelene blir spist opp av de reduserte mulighetene til å utnytte de lokale synergiene.

La oss si at en innkjøper velger å kjøpe inn resepsjonisttjenestene globalt. Samme tjeneste skal leveres på kontorene i Stockholm, New York, São Paolo og Beijing. Kommer driften til å bli billigere? Det er sannsynligvis så lite bemanning som mulig i resepsjonen allerede. Derfor er det ikke sikkert at man kan nedbemanne gjennom et globalt innkjøp.

I kommende nummer av Nova: Å rulle ut en internasjonal FM-strategi

Når det gjelder servicetjenester, er det svært viktig å ta hensyn til kulturelle forskjeller og nasjonal lovgivning og praksis, ikke minst på det arbeidsrettslige området. Dette får store følger ved utrullingen av internasjonal servicevirksomhet. Hvilke implementeringsvalg finnes – og hva bør man tenke på? Dette er spørsmål som mange store bedrifter i Norden lurer på akkurat nå, og vi kommer til å fordype oss i emnet i kommende nummer av Nova.

Hvis du allerede nå vil diskutere spørsmålene med noen i Coor?

Kontakt Rune L. Johannesen, leder for Forretningsutvikling i Coor Service Management Norge, +47 918 22 944 (rune.johannessen@coor.com)