Godt forberedt kontraktsstart

Perioden fra en ny avtale blir underskrevet til avtalen begynner å gjelde, kontraktsstart, er en hektisk og intensiv tid. Det er mye som skal forberedes og planlegges – arbeidsklær skal byttes ut, biler og skilt skal få Coors profil, telefonnumre skal byttes, oppkoblinger til nye systemer og nettverk skal fungere, lønnsutbetalinger skal komme til rett tid, avtaler skal skrives om, nye e-postadresser skal fungere, og så videre. Ingenting skal gå galt ved kontraktsstart, som er veldig kritisk.

Den nye leveransen må sys sammen med den gamle, men sømmen må være så god som mulig for at kundens virksomhet ikke berøres negativt. Coor er flinke til å forberede kontraktsstart. Her kan selskapet støtte seg til en strukturert og velprøvd integrasjonsprosess, basert på mange års erfaring med overtakelser av komplekse servicevirksomheter.

– Vi er gode på kontraktsstart, det kan vi takke vår velprøvde integrasjonsprosess og dyktige prosjektmedlemmer for. I større integrasjoner oppretter vi alltid en prosjektgruppe der viktig kompetanse som HR, IT, kommunikasjon, innkjøp, økonomi, miljø og kvalitet inngår. Vår mangeårige erfaring har hjulpet oss til å bygge opp nødvendige rutiner, sjekklister og maler som er til god hjelp i arbeidet, sier Espen Ræstad, leder for prosjektlederteamet i Coor Norge.

Ny leverandør – og ny arbeidsgiver

Hensikten med det innledende integrasjonsarbeidet er å sikre at serviceleveransen fungerer bra allerede fra kontraktsstart. Målet er at bestillerens kunder, alle servicebrukere i et anlegg eller på et kontor, ikke skal oppleve noen negative konsekvenser av at en ny leverandør er på plass.

– Vi må planlegge hver kontraktsstart etter forutsetningene i hvert enkelt tilfelle. Alle overtatte virksomheter ser forskjellige ut og hver kontraktsstart er derfor unik. Iblant minner de overtatte virksomhetene veldig mye om vår egen, men andre ganger finnes det ulikheter. Da må vi arbeide ekstra grundig med å forklare, tydeliggjøre og begrunne. For at nye medarbeidere skal kunne bli kjent med Coor og Coors virksomhet holdes det egne informasjonsmøter, arbeidsseminarer og kurs, forteller Espen Ræstad.

Bare i løpet av de to siste årene har Coor overtatt drøyt 1000 nye medarbeidere fra andre servicevirksomheter. Det er viktig at de nye medarbeiderne kommer inn i Coors virksomhet, kultur og måte å arbeide på raskt. En viktig oppgave i integrasjonsarbeidet er å håndtere den uroen som kan oppstå i forbindelse med bytte av arbeidsgiver. Mange av medarbeiderne fortsetter å jobbe på samme arbeidsplass, men for en ny arbeidsgiver.

– Det er helt naturlig å føle uro ved endringer, og vi forsøker å møte dette med åpenhet og et aktivt informasjonsarbeid. Et av de vanligste problemene ved endringer er at folk føler at de ikke får nok informasjon. Derfor jobber vi aktivt gjennom ulike informasjonskanaler, ikke minst egne personal- og ledermøter. Ved å vise hvem vi er og gi mulighet til dialog og spørsmål klarer vi ofte å minske uroen, sier Espen Ræstad.

Hva sier de nye medarbeiderne?

Hva sier så de medarbeiderne som kommer til Coor? Espen forteller at uroen ofte varer en stund i en overtatt virksomhet, men at den pleier å avta ganske raskt. Dette kan leses i Coors årlige medarbeiderundersøkelse.

– Det er veldig givende å se nye medarbeidere som trives hos oss. Faktum er at det er mange som blomstrer opp og føler seg mer hjemme hos en arbeidsgiver som har service som kjernevirksomhet. Det er kanskje første gangen de tilhører en virksomhet der de blir den viktigste funksjonen i bedriften. De føler seg viktige og at de blir sett, og det er det naturligvis hyggelig å høre, avslutter Espen Ræstad.

Les Tre nye i Coor

Fem tips for en vellykket integrasjon

1. Dedikert og engasjert prosjektorganisasjon
   Det er viktig å sette av riktige ressurser og nok tid til integrasjonsarbeidet, som noen ganger er veldig intensivt. Prosjektmedlemmene må også ha nødvendig kompetanse og erfaring for å kunne gjennomføre et vellykket prosjekt.
2. Grundig planlegging – men stor fleksibilitet
   Grundig planlegging ut fra sjekklister og maler letter arbeidet og minimerer risikoen for problemer ved kontraktsstart. Samtidig må det finnes en fleksibilitet og en beredskap til å kunne handle raskt dersom det oppstår problemer.
3. Samordning og løpende oppfølging
   Det er viktig at integrasjonsarbeidet samordnes godt. Det er mange aktiviteter som pågår, og de er alle mer eller mindre avhengige av hverandre. Regelmessige oppfølgingsmøter med hele prosjektgruppen er nødvendig og sikrer at ingenting faller mellom to stoler.
4. Tett og god dialog med kunden
   Et vellykket integrasjonsprosjekt krever et nært samarbeid med kunden, ikke minst for å få den kundespesifikke informasjonen som man trenger for å forstå de unike forutsetningene som finnes i det aktuelle prosjektet.
5. Aktiv informasjon og mulighet til dialog
   Det er viktig at de medarbeiderne som skal bytte arbeidsgiver, er godt informert om hva som skjer under prosjektets gang. Åpenhet og aktiv informasjon er ofte nøkkelen til suksess.