trolle

”Våg å gi slipp på kontrollen”

For Monica Trolle, Facility manager i Logica i Sverige, har overgangen fra å kjøpe enkeltstående tjenester til enhetlig arbeidsplasservice vært lærerik. En av de største innsiktene for en vellykket helhetsleveranse er å våge å slippe leverandøren innpå seg.

– Hvis vi forventer synergieffekter og best mulig service utført på smartest mulig måte, så må vi gi leverandøren rom til å arbeide på sin egen måte for å oppnå stordriftsfordeler. Det er jo leverandørens kompetanse som er avgjørende når vi innleder samarbeidet, og den må vi stole på, sier Monica Trolle.

Samarbeidet mellom Coor og Logica (tidligere WM-data) ble innledet for tre år siden da Logica skulle ta et helhetsgrep rundt FM og samtidig redusere 90 kontorer til halvparten. Blant annet skulle hovedkontoret flyttes til Nacka og slås sammen med åtte andre kontorer. I forbindelse med det tok man et helt nytt grep om arbeidsplasservicen. Monica Trolle husker at man samtidig med alle omorganiseringer bygde opp en organisasjon med bestillerkompetanse, gjennomførte anbudsrunder, forhandlet fram avtaler og i tillegg satte seg inn i hva det innebærer å kjøpe funksjonsløsninger.

– Det var selvfølgelig et mye større prosjekt enn hva vi hadde forstått, og vi var ikke vant til å bestille helhetsløsninger. Men grunnarbeidet ble så bra at dette prosjektet fungerer som mal for kontorer på andre steder som går over til samme løsning.

Coor og Logica gjennomførte flere workshops for å utdanne medarbeiderne. Monica Trolle er overbevist om at nøkkelen til et vellykket prosjekt er at alle berørte parter virkelig forstår hva en funksjonsløsning er, hvordan samarbeidet skal fungere, og hva gevinstene er.

Hvorfor valgte dere å sette ut servicevirksomheten deres?

– Det er ikke vår styrke å håndtere driftsspørsmål, og det er tidkrevende å ha mange leverandører. Vi vil ikke bemanne internt, og vi vil kunne håndtere det enkelt. At Coor dessuten bemanner med eget management er viktig for oss.
Logica søkte en leverandør som var profesjonell, seriøs, lydhør, men framfor alt proaktiv.

– Vi verdsetter at Coor kan bruke sine tidligere erfaringer fra andre kunder til forslag som kan komme oss til gode. Men vi ser også positivt på at våre erfaringer kan hjelpe andre. Alle vinner på delt kunnskap.

Coor følger kontinuerlig opp servicevirksomheten ved hjelp av faste nøkkeltall og sammensatte leveranserapporter. For Monica Trolle er den dokumentasjonen like viktig som de forslagene Coor har til forbedring av virksomheten.

– Ettersom vi har liknende serviceopplegg, men på forskjellige steder, kan vi ”benchmarke” mellom våre egne kontorer. Det kan ellers være vanskelig å se de enkelte tjenestene i helhetsløsninger og hva som skjer hvis man tar dem ut.
Derfor er det ifølge Monica Trolle viktig å ha tjenestebeskrivelser og prismodeller som er levende og ikke statiske dokumenter. Fleksibiliteten er avgjørende.

– Justere og atter justere. Det eneste vi vet om morgendagen, er at den ikke ser ut som i dag. En leverandør må kunne følge med oss på den reisen, både i volum og i utforming av tjenestene. Coor må stole på sin profesjonalitet og kompetanse, og det synes jeg virkelig at de har vist at de gjør.

Hvor kommer besparelsene i deres helhetsleveranse?

– Dels drar vi fordeler av at de personer som er i våre lokaler, kan gjøre flere ting samtidig, og dels reduserer vi vår egen tidsbruk når vi ikke lenger trenger å veilede personale eller forhandle med flere leverandører. Dessuten kan Coor levere mer kostnadseffektivt enn leverandører av enkeltstående tjenester. Jo flere tjenester vi legger ut, desto større muligheter får leverandøren til å hjelpe oss og å levere funksjon på den mest kostnadseffektive måten.

Hvilke krav stiller en helhetlig serviceleveranse til dere som bestillere?

– Vi må være kompetente og kunnskapsrike, vite hva vi vil og være tydelige på det. Vi må være tilgjengelige og være like åpne og fleksible som vi krever at Coor skal være. Leverandøren blir ikke bedre enn hva kunden er, så vi må være like dyktige i vår rolle som Coor er i sin.

Fakta om Logica

For et år siden gikk WM-data inn i LogicaCMG-konsernet, en ledende internasjonal leverandør av IT-løsninger med ca. 40 000 medarbeidere i 36 land, hvorav ca. 5 500 i Sverige.

I Sverige er Logica den største leverandøren av IT-tjenester, basert på omsetning (IDC, februar 2008). Logica har avdelinger på 41 steder i Sverige.