Vellykket ferd mot driftsutsetting

I november 2005 besluttet fylkestinget i Gävleborg å sette ut sin serviceforvaltning, Länsservice. Bakgrunnen var at fylkestinget i lengre tid hadde slitt med et økonomisk underskudd. Målet med utsettingen var å oppnå en betydelig kostnadsbesparelse. Utsettingen av en såpass stor virksomhet var selvfølgelig ikke noe fylkestinget tok lett på. Før innkjøpet ble det foretatt en grundig analyse og evaluering av forutsetningene for kjøp av servicetjenestene.

Forberedelser for utsetting

– Muligheten for å sette ut servicevirksomheten var noe vi hadde diskutert i Länsservice i lengre tid, så noen stor overraskelse var det ikke, forteller Omar Jarnulf, intern rådgiver for fylkestinget i Gävleborg.

Omfanget av utsettingen ble imidlertid endret med et nytt politisk vedtak etter valget i 2006. Den opprinnelige tanken var å gradvis sette ut Länsservice, som består av funksjoner for eiendommer, kost, vaktmester og rengjøring av lokaler. Nå vil utsettingen i stedet kun omfatte eiendomsdriften.

– Årsaken til at styret valgte å holde fast ved utsettingen av eiendomsdriften var at denne virksomheten oppfylte kravene til besparelser som fylkestinget hadde satt opp. Dessuten var virksomheten allerede bygd opp på en slik måte at en overtakelse kunne gjennomføres relativt smidig. Det forelå for eksempel allerede avtaler med kundene der de inngående tjenestene var definert og regulert.

På denne måten kunne utsettingen skje forholdsvis raskt og gi resultater i form av den ønskede kostnadsreduksjonen, sier Omar Jarnulf.

Høyt tempo

For å forberede utsettingen ble det opprettet en prosjektgruppe som fikk som første oppgave å utarbeide underlag og avtaler før innkjøpet. I begynnelsen var utfordringen å utarbeide et godt beslutningsunderlag på kort tid.

– Det ble kjørt høyt tempo. Prosjektgruppens oppdrag var å sikre at vi fikk inn anbud som tilsvarte våre krav. Selve evalueringen ble deretter foretatt i to trinn, dels ved å se på juridiske og økonomiske skallkrav og dels ved å innhente referanser fra anbudsgiverne på tilsvarende oppdrag, sier Omar Jarnulf.

Prosjektgruppen besto av representanter fra den tidligere interne entreprenøren Länsservice, fylkestingets eiendomsselskap X-fastigheter, fagforeningene og rådgivningsselskapet Fasticon. Ifølge Omar Jarnulf hadde de god hjelp av de såkalte AFF-dokumentene; en samling dokumenter som blant annet omfatter sjekklister og hjelp i arbeidet med å presisere omfang, kvalitet og pris for kjøp av tjenester innen facilities management.

– Gruppens sammensetning og det faktum at X-fastigheter og Länsservice allerede hadde erfaring med å arbeide med forvaltningsoppdrag gjorde at vi kunne være ganske effektive i prosessen, og gjennom AFF-dokumentene fikk vi ytterligere veiledning, sier Omar Jarnulf.

Tre forskjellige perspektiver

Fylkestingets overordnede mål med utsettingen er:

• fra et eierperspektiv: å få en markedsmessig pris og en kostnadseffektiv drift.
• fra et medarbeiderperspektiv: å få en virksomhetsovertakelse som vil føre til videreutvikling av personalet.
• fra et ledelsesperspektiv: å få en virksomhetsservice som vil videreutvikles og kvalitetssikres.

Omar fremhever medarbeiderperspektivet som en viktig del i prosessen.

– Får man ikke medarbeiderne med på båten, sliter man i motbakke. I begynnelsen var det, av naturlige grunner, mange av medarbeiderne som var urolige for forandringen. De skulle jo få en ny arbeidsgiver. Derfor var det viktig for oss å føre en åpen dialog med personalet.

Akkurat nå pågår det et hektisk arbeid med integreringsprosessen for å forberede Coors overtakelse 1. mars. Deretter er det Coor som er ansvarlig for driften og for at virksomheten fungerer uten forstyrrelser.

– Coor har en bra struktur for denne typen omfattende overtakelser, og det har vært viktig for oss. Det dreier seg jo blant annet om totalt cirka 400 000 kvadratmeter bruttoareal med en stor geografisk spredning i fylket. I tillegg kommer selvfølgelig evnen til å levere kostnadseffektiv eiendomsdrift samt å fungere som ny arbeidsgiver for våre cirka 70 eiendomsteknikere.

– Det inntrykket vi har av Coor er at de anstrenger seg for at det skal bli bra. Ennå er det selvfølgelig for tidlig å foreta noen evaluering av overtakelsen. Men vi kan vel si at den rådende erfaringen hittil er "so far so good", avslutter Omar Jarnulf.

Fakta om fylkestinget i Gävleborg

Hovedoppgaven til fylkestinget i Gävleborg er å tilby en god helse- og sykepleie samt tannpleie til alle som bor i eller besøker Hälsingland og Gästrikland. Fylkestinget har to akuttsykehus, Gävle og Hudiksvall, et sykehus i Bollnäs med enheter for planlagte operasjoner og en akuttmedisinsk enhet, psykiatri og rehabilitering samt et stort antall helsekontorer. Fylkestinget har, med 8000 medarbeidere, et godt utbygd nett av pleieenheter i hele fylket og en omsetning på ca. 6,6 milliarder svenske kroner. Fylket omfatter to såkalte landskap og ti kommuner, og totalt bor det om lag 275 000 innbyggere i fylket.

Fakta om serviceoppdraget

Oppdraget innebærer at Coor fra og med 1. mars 2007 overtar driften av fylkestingets eiendommer. I tillegg skal Coor utvikle og levere noen administrative og tekniske tjenester. Avtalen løper over fire år med mulighet for forlengelse. Oppdraget innebærer at 63 personer ved fylkestinget i Gävleborg har blitt ansatt i Coor.