Hva slags verdi har kontoret?

Hvorfor trenger vi nye kontorløsninger?

Kontorets viktigste oppgave er å støtte dem som arbeider der, og gi dem gode forutsetninger for å kunne gjøre en god jobb. Aktivitetene våre har forandret seg mye de siste årene, men kontorene har i liten grad blitt tilpasset endringene. Nå går vi fra å legge vekt på arealeffektivitet og besparelser til også å betrakte kontoret som et strategisk verktøy som kan tiltrekke gode medarbeidere og ikke minst bidra til at medarbeiderne får det bedre og blir mer engasjerte og produktive. Et godt kontor kan øke både tiltrekningskraft og produktivitet, men også effektivitet og bærekraft. I Coors Smart Office-modell tar vi en helhetlig livssyklustilnærming til arbeidsplassen. Vi tilbyr skreddersydd kontorservice for en bedre arbeidsplass. Det sørger for at løsningen fungerer godt også på lang sikt.

Flere og flere bedrifter og organisasjoner innfører aktivitetsbaserte kontorer. Hvordan går det med dem?

Det fungerer fint for mange. Vi hører også fra kunder som tar kontakt etter at de har innført aktivitetsbasert kontor, fordi de ikke har oppnådd ønsket virkning. Som regel handler det om at man ikke har lyktes helt med endringsprosessen, eller helt enkelt har lagt for liten vekt på den. Kanskje har prosessen vært drevet mer som et design- og flytteprosjekt enn som endringsarbeid. Det er trolig den vanligste feilen bedriftene gjør – de ser på kontoret som et prosjekt i stedet for en prosess. De som lykkes med kontorene og får medarbeidere som trives og presterer godt over tid, forstår at utformingen av arbeidsplassen er en fortløpende prosess. De har bygd inn fleksibilitet i kontoret, og de driver kontinuerlig oppfølging og tilpasser kontoret til nye behov.

Det er også vanlig å glemme å tilpasse de kontortjenestene man trenger, og først tar tak i det etter at kontoret er ferdig. Hvis den planleggingen kan foregå parallelt med kontorets utforming, er det gode muligheter til å optimalisere så vel lokalene som støttetjenestene.

Hva slags krav vil det være til fremtidens kontor?

Kontorene må være tiltalende, produktive, effektive og bærekraftige. Kontoret skal være et møtested, og da må medarbeiderne ønske å være der. Forskning viser at synet vårt på arbeidsplassen ikke er så forskjellig fra generasjon til generasjon. Derimot har vi ulike aktiviteter og må tilpasse kontoret etter dem. Den tydeligste trenden vi ser nå, er samarbeid – at vi må arbeide sammen på tvers av grensene. I en stor organisasjon må samarbeidet foregå på tvers av fagmiljø og avdelinger, men det stopper ikke der. For innovative organisasjoner er åpen innovasjon, der vi utveksler ideer og skaper noe sammen, fremtidens utviklingsalgoritme. Ingen bedrifter har lenger råd til å drive for eksempel teknisk utvikling på egen hånd. Alt blir mer og mer åpent, og de store verdiene oppstår når vi deler med hverandre og lar andre hjelpe til. I Coor arbeider vi i et innovasjonsøkosystem med partnere på spesielle områder, for å kunne utvikle fremtidsrettet arbeidsplassutforming. Der bidrar vi med vår erfaring og vårt unike kundeperspektiv, mens en annen partner bidrar med teknisk kunnskap, for eksempel som i prosjektet med sensorer på arbeidsplassen.

Skal vi drive med de samme aktivitetene i morgen som vi driver med i dag?

Bedriftene tar ikke helt sjelden utgangspunkt i gammel atferd og forsøker å tilpasse den til de nye forutsetningene. Det fungerer ikke. I stedet må vi være bevisst nåværende atferd og eksisterende vaner for aktivt å kunne endre dem. Alle vet at det er bra å stå og jobbe, men likevel sitter de fleste. Bedriftene må arbeide inn de endringene de ønsker å oppnå. Det kan for eksempel være å få hjelp fra alle renholderne til å heve alle skrivebordene om kvelden. Alle blir minnet på at det er bra å stå, og det blir enklere å gjøre ståingen til en vane. Vi har dessuten bygd inn bevegelse på kontoret – det ligger en tanke bak at man må gå et stykke for eksempel for å hente frukt eller kaste søppel.

Generelt sett liker ikke vi mennesker forandring. Vi vet hvordan vi har det nå, men vi vet ikke hvordan det blir etter forandringen. Et godt råd er å besøke andre bedrifter og arbeidsplasser for å få inspirasjon, og for å se hvor bra det kan bli. Det er også alltid viktig å ta utgangspunkt i egne strategier, visjoner, mål og utfordringer og tilpasse kontoret til dem. Hvorfor? Alle bedrifter har sine utfordringer som de må legge vekt på, og det gjelder å ringe inn disse utfordringene. Har vi for eksempel bruk for å tiltrekke nye medarbeidere eller bli mer produktive eller effektive? Prosessen etterpå er også svært viktig. Det må finnes en forvaltnings- og styringsmodell for å kunne følge opp og tilpasse kontoret. Egentlig er det veldig enkelt – vi tar utgangspunkt i behovene og legger vekt på medarbeiderne og de aktivitetene som de skal utføre. Da blir det riktig.