Noe av det man bør tenke på når man booker møterom

Ledermøter eller styremøter for større bedrifter og konsern utløser ulike behov for møterom, noen trenger et grupperom for 5–50 personer, eller man kan ha behov for større plass som i et auditorium eller en større konferansesal.

Uansett hva som er formålet med samlingen, kan det være behov for å skaffe et møterom med smarte løsninger, konferansefasiliteter eller fleksible møterom for alle gruppestørrelser. Kanskje trengs bare et lite rom med mulighet for videokonferanse med deltakere som befinner seg et annet sted i verden? Da er det mulig å få på plass dette også.

Hvilke fasiliteter finnes på møterom med nyeste løsninger?

Mange konferanserom og møterom med nyeste løsninger byr på tekniske fasiliteter som muliggjør videokonferanser og onlinemøter i sanntid. Dermed er det ikke lenger nødvendig at alle deltakerne på møtet befinner seg i samme rom eller by. Verden har sånn sett blitt drastisk mindre – og enklere! De siste tekniske løsningene holdes hele tiden oppdatert, og har man behov for spesielt teknisk utstyr, kan det meste vanligvis skaffes til veie på kort varsel.

Booking av rom og administrative tjenester

Det er mulig å booke rom til konferanser og møter med alt man trenger av administrative tjenester. Resepsjonstjenester er ett eksempel på hva som kan bestilles ved behov. Workspace management bør også være en del av tilbudet om ønskelig. Avhengig av hvilke møterom med nyeste løsninger som trengs til konferansen eller møtet, kan alt legges til rette ut fra deltakernes behov.

Teknisk støtte og vedlikehold av AV-utstyr

Før oppstart av møtet kan en introduksjon og innføring i tekniske løsninger være lurt, slik at bruk av tekniske funksjoner og kommunikasjonsutstyr skal foregå så knirkefritt som mulig. Hvis det oppstår noe underveis, er det alltid lurt å ha tilgang til hjelp fra dyktige teknikere med kjennskap til det nyeste AV-utstyret og alle tekniske funksjoner.

Møbler og praktisk tilbehør

Behovet for møblement og annet tilbehør kan variere. Skriveblokker og penner til alle møtedeltakere bør alltid være inkludert i pakken, mens annet utstyr som overhead eller whiteboard kan skaffes til veie på forespørsel. Avhengig av hvert enkelt arrangement vil alltid et møterom tilpasses formålet med møtet og behovet for utstyr. Ved behov for bord som kan slås sammen eller stå separat, mange eller ekstra gode stoler – eller kanskje store bordflater som passer for mange deltakere, bør det være mulig å legge inn ordre på akkurat det man trenger. Renhold etter endt møte eller konferanse gjør ryddearbeidet enklere.

Mat og forfriskninger

Lange dager på møter og konferanser vil alltid være krevende for dem som deltar, og mat, drikke og forfriskninger som bidrar til å holde motivasjonen på topp, bør kunne bestilles separat etter ønske. Dyktige medarbeidere kan komme med anbefalinger dersom man ikke vet helt hva slags bevertning som kan passe for et spesifikt arrangement.

Finn fleksible møterom for alle gruppestørrelser

Det er mulig å booke grupperom som passer alle slags møteformer og gruppestørrelser, enten det er en liten bedrift som skal samles over en weekend, eller det er et større konsern som trenger plasser til flere hundre gjester. Auditorier og forelesningssaler kan bestilles ved behov for plass til mange, mens små rom eller rom med justerbar størrelse også er tilgjengelige. Kanskje er noen av deltakerne er med på bare deler av samlingen, slik at det er behov for å utvide eller innskrenke plassen i løpet av helgen eller ukedager? Som regel vil det da være mulig å reservere fleksible møterom for alle gruppestørrelser.