Hvordan sette opp et møterom med de nyeste løsningene

Et møterom satt opp på en smart måte legger grunnlaget for et vellykket arrangement. På en konferanse betyr oppsettet av møterommet en stor del for hvor mye deltakerne får ut av opplegget, og ved kundebesøk former det inntrykket gjestene får av bedriften din. 

Om din bedrift allerede er total FM-kunde hos oss, kan Coor levere og bistå under møtearrangement og avvikling av større konferanser. 

1. Ta en vurdering av det eksisterende møterommene

Start med å evaluere det eksisterende møterommene. Hvor mange er det plass til med det bordoppsettet dere har? Kan et annet oppsett lage plass til flere, eller tilrettelegge bedre for diskusjoner og gruppearbeid? Hvorvidt folk kan se hverandre har mye å si for hvor aktivt de deltar i diskusjoner, og om de ikke ser eller hører foredragsholderen godt nok, flyr tankene raskt avgårde til middags- eller ferieplanlegging.

Lag også en oversikt over hva slags teknisk utstyr dere har. Vurder om utstyret møter behovene deres, og om det mangler noe. Hvis noe er utdatert bør det oppgraderes for å unngå at det slutter å fungere under møtet. 

2. Finn ut hva du trenger å legge til i møterommet

I en stor konferansesal vil et godt lydsystem være viktig, mens det handler om å få mest mulig ut av plassen i små møterom. Uansett hvor stort eller lite møterom dere har trenger dere bord, stoler og et sted foredragsholderen kan stå eller sitte. Om møterommet er lite finnes det møbler som er laget spesielt for å ta liten plass.

De fleste har også behov for teknisk utstyr, avhengig av størrelsen på rommet og arrangementet. Noen trenger utstyr for videokonferanser, videoopptak og store projektorer mens andre klarer seg med en skjerm. Oppgrader gammelt utstyr så dere slipper å måtte utsette møtet fordi presentasjonen ikke starter, projektoren ikke fungerer eller lyden forsvinner.

3. Lei en konferanse- og møteromsleverandør

Når du har fått oversikt over hva du trenger leier du en konferanse- og møteromsleverandør. Jo flere tjenester du kan leie av samme leverandør, jo bedre. Du sparer tid og penger på å ha én leverandør å forholde deg til både før, under og etter konferansen.

Med en erfaren konferanse- og møteromsleverandør får du kvalitet for pengene, og du har noen å kontakte når du har spørsmål eller trenger hjelp til arrangementet. En fleksibel leverandør skreddersyr løsningen slik at de dekker behovene deres fullstendig, uten at dere betaler for tjenester dere ikke trenger.

Coor tilbyr fleksible møterom for alle gruppestørrelser som kan tilpasses deres behov. Vi tilbyr også andre nyttige tjenester som kontorrekvisita-leveranse og eiendomsservice.

4. Formidle dine møterombehov til tjenesteleverandøren

For å sikre et smart og funksjonelt møterom er det viktig å formidle dine møterombehov til leverandøren. Har dere behov for møblering og teknisk utstyr med brukerstøtte og vedlikehold? Kanskje har dere også behov for hjelp til å booke møterom, bestille forfriskninger og noen som er tilgjengelige under konferansen?

Lag en grundig avtale med leverandøren hvor det er klart definert hvilke tjenester dere har bestilt. Klargjør hva som inngår i den faste avtalen, og om det er mulig å etterbestille ekstra tjenester ved behov.

Med en profesjonell konferanse- og møteromsleverandør som Coor får du tilgang til fleksible møterom for alle gruppestørrelser, administrasjon og oppfølging. Vi tar hånd om alt det praktiske, så dere kan konsentrere dere om det faglige.