En arbeidsplasstrategi for den nye normalen

Medarbeiderne vender nå tilbake til sine arbeidsplasser med helt nye krav, behov og forventninger. Hvordan planlegger du en arbeidsplasstrategi for å møte deres og bedriftens nye forutsetninger?

Martin Keiserud, som jobber som leder for Innovation & Advisory i Coor Norge, gir oss sine erfaringer for hvordan bedrifter nå bør planlegge for å ta et trygt steg inn i fremtiden.

-Mange har innført kortsiktige tilpasninger og iverksatt gode smitteverntiltak på arbeidsplassene. De må nå begynne å se over egne langsiktige arbeidsplasstrategier.

Tre nøkkeltrender

I kjølvannet av Corona ser vi flere trender i samfunnet som akselererer, ikke minst på arbeidsplassen. I løpet av de siste månedene har det blitt publisert en hel del interessante studier, artikler og digitale arrangement som tar opp hvordan pandemien har forandret samfunnet, hverdagen, miljøet og våre arbeidsplasser. I Coor jobber vi med “direkterapportering fra hverdagen” – basert på erfaringer fra de hundretalls bedriftskundene vi leverer FM-tjenester til. Pandemien kommer til å få vedvarende innvirkning på arbeidsplassene, og vi ser tre tydelige trender; en mer distribuert arbeidsstyrke ved bruk av hjemmekontor og fjernjobbing, mer aktivitets- og opplevelsesbaserte arbeidsplasser og større vektlegging av helsefremmende arbeidsplasser.

Over hele verden har fjernjobbing (å jobbe på distanse/utenfor kontoret, som f.eks. hjemmekontor) blitt en tydelig anbefaling og dermed raskt blitt en vane for mange.

-Studier lener seg mot at fremtidens arbeidsplass innebærer økt grad av fjernjobbing og hjemmekontor. Vi vil komme til å tilbringe cirka to dager i uken på kontoret i gjennomsnitt, som blir den nye normalen for de fleste av oss som tidligere jobbet i tilknytning til et kontor, forteller Martin.

Mer fjernjobbing øker kravet til fleksibilitet både fra medarbeidere og fra virksomheten, som får en innvirkning på mange områder, som for eksempel de fysiske kontorenes utforming og for ledelsesfunksjonene i bedriften.

Suksessen til hjemmekontoret har også vist seg å variere avhengig av aldersgruppe, arbeidsoppgaver og hvorvidt man har en dedikert arbeidsplass eller ei. De som har høy grad av varierende type arbeidsoppgaver og de som savner et dedikert arbeidsrom hjemme virker å trives minst med hjemmekontor. Den aldersgruppen som virker å savne den fysiske arbeidsplassen mest er den yngre generasjonen, generasjon Z. Hjemmekontor er altså ikke gunstig for alle, og det er viktig å ta med seg dette inn i planleggingen av fremtidens kontor.

Trender rundt aktivitets- og opplevelsesbaserte arbeidsplasser innebærer at fremtidens kontor designes med opplevelse i fokus for å kunne tiltrekke seg sterke talenter, bygge organisasjonskultur og oppmuntre til uformelle og kreative møter.

-Bedrifter har gått i denne retningen allerede, hevder Martin, men etter Corona øker innsikten om hvilke typer aktiviteter som best utføres fra arbeidsplassen, samt vekten av kontoret som kulturbærer og arena for møter mellom mennesker.

Av disse grunnene så bør bedrifter legge mer tid og ressurser på å “nudge” medarbeiderne til å velge kontoret gjennom å sikre både funksjon, attraktivitet og opplevelse. Enkelte bedrifter gjør om deler av sine kontorlokaler til caféer med nye matkonsept eller mer hotellobby-lignende arbeidssoner med loungemusikk i bakgrunnen, for å bedre opplevelsen til den ansatte. Andre anstrenger seg for å skape spa-lignende avslapningssoner for å kunne ta seg igjen, eller spillhjørner for mer energigivende pauser.

Pandemien har også akselerert debatten om mer helsebringende arbeidsplasser. Dette er en tendens som har vært på frammarsj over lengre tid, men som nå har havnet øverst på agendaen.

-Vi ser sterkere vektlegging av trygghet, der våre tjenester innen renhold og sikkerhet har fått en viktigere rolle, i tillegg til en økt etterspørsel og fokus hos våre større kunder etter løsninger som forbedrer medarbeiderne sin fysiske, sosiale og mentale helse, forteller Martin.

På arbeidsplassen konsentrerer man seg mer om hvordan det fysiske miljøet kan støtte medarbeidernes velvære, der blant annet inneklima, lyssetting, ergonomi, nye servicetjenester og sosiale soner gis økt oppmerksomhet og etterspørsel. Det kommer også til å bli viktig å utvikle ledelsesfunksjonen i mange organisasjoner, og jobbe aktivt med å skape en inkluderende organisasjonskultur som fremmer psykologisk trygghet, sosial interaksjon og samarbeid.

Ny arbeidsplasstrategi – ingen “quick fix”

Bedrifter må utforske hvordan disse tendensene påvirker akkurat deres virksomhet og medarbeidere, og ut fra dette tilpasse sine arbeidsplasser. Vi i Coor ser allerede at mange virksomheter overveier en mer langsiktig omstilling. Og fremfor alt ser vi store muligheter i å gripe sjansen nå og påbegynne arbeidet med å se over sin langsiktige arbeidsplasstrategi.

-Det finnes dessverre ingen standardløsning, mener Martin. Enhver virksomhet er ulik og før man drar i gang et stort prosjekt bør behov og forutsetninger analyseres.

Et arbeidsplassprosjekt er en endringsreise som må forankres hele veien fra ledelse og ut til hvert enkelt ansatt for å få full effekt. Gjennom å utforme sin framtidige arbeidsplasstrategi ut fra medarbeidernes behov og preferanser, så vil man som virksomhet kunne stå mer konkurransekraftig, i tillegg til at man får mer effektive og produktive medarbeidere.

-For å vinne i lengden kreves det at bedriftene kan tilby sine medarbeidere en inspirerende og funksjonell arena som endrer både kultur, frihet, fleksibilitet og attraktivitet. Akkurat nå er et veldig bra vindu for å få til dette, avslutter Martin.

Martin Keiserud

Leder, Innovation & Advisory

innovasjon.norge@coor.com