Coor SmartArchive

Har du store mengder dokumenter som du må ha tilgjengelig på en enkel og sikker måte? Ser du etter måter å få mer lagringsplass på? Er dokumentene dine lagret i mange ulike arkivsystemer, på papir eller digitalt? SmartArchive gjør det enkelt å få tilgang til og håndtere alle dokumenter hvor du enn måtte befinne deg, samtidig som du sparer penger.

Hva er Coors SmartArchive?

Coor SmartArchive er en tjeneste for digitalisering av dokumenter samt digital og fysisk arkivering. SmartArchive kan brukes til innkjøps- og kundeavtaler, HR-dokumenter, fysisk post, fakturaer, fraktbrev (fraktdokumenter) og korrespondanse, dvs. anbud osv.

Skanning og digitalisering kan utføres ved Coors egne anlegg eller i dine lokaler av deg selv eller personale med nødvendig kompetanse. Vi gir råd om effektiv dokumentbehandling og fysisk arkivering i samsvar med nasjonale arkivstandarder. Vi har levert tjenestene våre i overensstemmelse med internasjonal standard for informasjonssikkerhet ISO 27000, til fornøyde kunder siden 2001.

Kundeverdi

  • Alle dokumenter lagres på ett sikkert sted, kun tilgjengelige for autorisert personell
  • Frigjør plass, noe som er viktig for et aktivitetsbasert kontor
  • Reduserer behandlingstiden og gjør dokumenthåndteringen enklere
  • Ikke behov for kostbare investeringer
  • Skalerbar (fra 2 opp til 50 000 brukere)
  • Tilgang 24/7 fra hvor som helst i e-arkivet
  • Fleksibel – fullstendig konfigurerbar i tråd med kundens behov, tjenesten kan integreres med andre systemer

Funksjoner i SmartArchive

  1. Digitalisering (hvis nødvendig) kan utføres av enheten Coors Scanning Production eller lokalt av resepsjonist eller kunden selv
  2. Skannede dokumenter kan gjøres tilgjengelige i Coors e-arkiv Arkinet eller i kundens eget system (HR-system, faktureringssystem eller e-arkiv)
  3. Det er enkelt å søke etter og gjenfinne dokumenter i e-arkivet
  4. Dokumentene er tilgjengelige 24/7 i e-arkivet
  5. Kunden bestemmer hvilke regler som gjelder for systemtilgang (hvem skal ha tilgang, hvor fra og når)
  6. Kunden får varsler og alarmer, full sporbarhet og rapporter
  7. Fysisk arkivering kan håndteres lokalt eller et annet sted av kunden eller Coor
  8. Coor tilbyr sikker håndtering i overensstemmelse med lovbestemmelser og kundens krav
  9. Dokumenter i det fysiske arkivet er tilgjengelige