Ekte partnerskap

Jens Ebbe Rasmussen har arbeidet med driftsutviklingsspørsmål i tretten år og har svært god innsikt i forskjellige typer samarbeidsavtaler mellom kunde og leverandør. Han har også fordypet seg i "vested outsourcing" – fast funksjonsutsetting – og ser stort potensial for denne samarbeidsformen.

− Vi har allerede i dag svært velfungerende og modne samarbeid med noen av kundene. Det som kjennetegner disse relasjonene er stort sett det samme som kjennetegner fast funksjonsutsetting. Vi ser positivt på denne samarbeidsformen og kan også slå fast at det er i disse tilfellene at vi som leverandør fungerer aller best, sier Jens Ebbe Rasmussen, SVP Business Development, Coor Service Management Group.

For å kunne inngå strategisk partnerskap må det foreligge gjensidig tillit. Det kan være vanskelig, for man kan ikke skrive noe juridisk bindende dokument som sikrer tillit. Det er mer en holdning, som bunner i likeverd mellom partene og en gjensidig innsats for å nå mål som er fastsatt i fellesskap. Samarbeidsformen går ut på å dele fremgangen i stedet for å konkurrere om den.

− Diskusjonene før og under avtaleinngåelsen blir annerledes når partene satser på strategisk partnerskap. I tradisjonelle forhandlinger diskuterer man ofte prisen ned i minste detalj. I forbindelse med samarbeidsbaserte partnerskap diskuteres det også pris, men forhandlingene går etter hvert over i spørsmål om hva som skaper verdi for kunden. Sammen forsøker vi å finne tydelige mål og felles motivasjon, konstaterer Jens Ebbe Rasmussen.

Et prisbelønt partnerskap

Et eksempel på vellykket strategisk samarbeid er Coors samarbeid med Politi (det danske politiet). I februar 2015 mottok partene en prestisjefylt pris, den danske Driftherreprisen 2014, for det unike offentlig-private samarbeidet som er preget av samhandling, nytenking og innovasjon. Med vekt på tillit og gjensidig respekt arbeider så vel medarbeidere som kontraktsledelsen mot felles mål – å styrke arbeidsmiljøet, effektiviteten, bærekraften og kvaliteten. Claus Fibiger, forretningsenhetssjef i Coor i Danmark, er svært stolt over prisen.

− Vi fikk prisen for vår måte å utvikle partnerskapet på. Samarbeidet startet i 2012. Det er alltid komplisert å starte en ny kontrakt, men de utfordringene vi støtte på, løste vi ved hjelp av ærlig og åpen dialog i alle ledd, både mellom rikspolitiet og vår sentrale kontraktsledelse, mellom distriktenes FM-koordinatorer og vår lokale driftsledelse og ikke minst mellom politiets servicebrukere og Coors servicemedarbeidere. Markedets oppfatning er at den måten vi har utviklet partnerskapet på, er et ekte partnerskap, sier Claus Fibiger.

Coor fikk avtalen etter en offentlig anbudskonkurranse, men før det hadde politiet invitert inn flere parter til dialog. Sammen med det danske politidirektoratet gjennomførte Coor en rekke arbeidsmøter for å se om det var mulig å legge grunnlaget for et strategisk partnerskap.

− Vi merket umiddelbart at det var stort potensial for et godt samarbeid. Vi, politiets konsulenter, politiets ledelse og faglige representanter fra politistyrken var på samme bølgelengde, og det er helt vesentlig når det gjelder å skulle skape tillit og fortrolighet, sier Claus Fibiger.

Åpne kort

I et strategisk partnerskap skal kunde og leverandør leve med hverandre i mange år. Det er derfor viktig at begge parter er konstruktive om det skulle oppstå problemer, og at vi er ærlige – for eksempel ved å påpeke det om det er sider ved avtalen som ikke fungerer som forventet.

− Det viktigste i et partnerskap er likeverd og at våre respektive mål er like viktige for å lykkes. Hvis vi ikke leverer kvalitet, har politiet ikke lyktes. Og om vi ikke tjener penger og har fornøyde medarbeidere, kan vi ikke være en god leverandør. Alt henger sammen, og fordelen med et strategisk partnerskap er å bruke denne innstillingen til å skape verdi for begge parter, sier Claus Fibiger.

For at vi skal kunne skape gode relasjoner, finnes det strukturerte møteforum på alle nivåer. Det danske politiet har også vært svært imøtekommende og åpne ved å la Coor delta på interne FM-møter. Det gir Coor et godt innblikk i politiets virksomhet.

− Vi har fortløpende møter med den lokale politiledelsen. Jeg tror at det har bidratt til at vi hele tiden kan håndtere det som må justeres, og fortsette å utvikle de områdene som går bra.

Innovasjon og utvikling

I samsvar med avtalen leverer Coor integrert facility management. Det innebærer alt fra renhold og restauranttjenester til intern service, postbehandling, frakt av hittegods, service på 2 200 politibiler og vedlikehold av politiets mer enn 200 anlegg. Grunnleggende for samarbeidet er at vi gir politiet den servicen de har kjøpt. Det avtalte servicenivået (SLA), blant annet responstider, blir fulgt opp kontinuerlig på strukturert vis. Når det er på plass, kan Coor bidra med utvikling og innovasjon. Claus' entusiasme skinner gjennom når han nevner eksempel på hvordan Coor har utviklet leveransen:

− Vi har lagt inn samtlige 400 000 kvadratmeter med eiendommer i et BIM-system og satt opp 35 000 QR-koder som sikrer rask og effektiv servicekommunikasjon med brukere og Coor. Utvikling og innovative løsninger forutsetter stabil drift. Når alt er "up and running", da kan vi bli kreative, sier Claus Fibiger.

Hva er de viktigste rådene du kan gi for å lykkes med denne typen samarbeid?

− Sørg for anledninger og forum der dere kan snakke åpent og ærlig, og der dere i fellesskap kan styre partenes respektive prioriteringer. Partnerskap er en holdning. Det er ikke noe vi kan legge til i en struktur og tro at det skal fungere. Det handler om hvor lydhørte vi er for hverandres prioriteringer, og hvordan vi går frem. Det handler om å sørge for at den andre parten er innstilt på å kommunisere med sin organisasjon dersom vi gjør endringer i vår organisasjon. Men viktigst av alt er at partnerskap handler om mennesker og relasjoner. Vi må stole på hverandre og komme overens. Dette er hardt arbeid, og det krever stor grad av gjensidighet.