Flytt smart

Jonas Carvbo, prosjektsjef i Coor, har i løpet av de ti siste årene deltatt i og koordinert flytteprosjekter for mer enn 20 000 personer i året, alt fra én person til 1 500 personer om gangen.

– Med så store volumer forstod vi raskt at vi måtte utarbeide en fungerende prosess, med tilhørende sjekklister, for hvordan en flytting skal skje. Prosessen er blitt en garanti for prosjektets gjennomføring og sjekklistene utgjør vår egenkontroll som sikrer arbeidets kvalitet.

Planlegg flyttingen ordentlig, sørg for at det finnes tilstrekkelig tid og rom til å forberede. Bruk prosesser og sjekklister. Begynn å kommunisere i god tid. Forstå hvordan en større omflytting påvirker medarbeiderne og arbeidsklimaet.

– I dag er det ofte organisatoriske endringer med i bildet ved flytteprosjekter. Vi bør komme inn i en tidlig fase for å kunne bidra og påvirke prosjektets utfall. Det må også finnes en felles forståelse mellom oss og bestilleren, vi må forstå kundens krav og behov for å kunne oppfylle disse, sier Joans Carvbo.

En stor flytting vekker ofte mange følelser, spesielt hvis bedriften også omorganiserer. Noen medarbeidere blir urolige, mens andre ikke bryr seg i det hele tatt. De gangene flytteprosjekter ikke lykkes, har man som oftest brukt for lite tid på å informere og kommunisere i forkant av prosjektet. Snakk om hvilke forventninger som finnes og hvordan resultatet skal bli.

– Iblant har bedrifter ekstremt sterke kulturer som også er knyttet til spesifikke geografiske steder. Ved slike flyttinger fører vi en dialog i god tid på forhånd om alle vesentlige fakta; hvordan det kommer til å se ut, hvilke fasiliteter som finnes eller hvordan kommunikasjonene fungerer. Internkommunikasjonen er ekstremt viktig i slike prosjekter, sier Jonas Carvbo.

Nye arbeidermåter og bedre teknisk ytelse har forandret trenden for flyttingen. For ti år siden pakket man ned alt i en medarbeiders rom, og det ble utrolige volumer. I dag tror Jonas Carvbo at dette volumet snarere er en tiendedel.

– Vi har gått fra cellekontorer til åpne landskaper og videre til "free seating" der medarbeiderne ikke lenger har en dedikert arbeidsplass. Tidligere hadde hver medarbeider åtte til ti flyttekasser med personlige eiendeler, i dag er det tallet nede på to. Den virkeligheten justerer vi prosessene våre etter.

Tidligere lå fokus på den fysiske flyttingen ettersom den var den mest komplekse. I dag veier de psykososiale aspektene tyngre. Nye miljøer påvirker medarbeiderne og deres arbeidsmåter. Utviklingen og bedre ytelse har ført til at arbeidergiverne har innsett at de må tilpasse seg. Gi medarbeiderne mulighet til å jobbe fra det stedet de ønsker, gå fra at hver person har en spesifikk arbeidsplass til at folk beveger seg fritt.

– I dag bruker bedriftene lokalene sine mer optimalt og dermed sparer de inn store kostnader. Det er viktig at medarbeiderne forstår hele sammenhengen uten at de føler seg mindre verdt.

Når flyttevolumene minsker, minsker også kostnadene. Dessuten minsker slitasjen på bygninger og møbler. Selv om bedriftene nå bruker mer tid på å planlegge flyttingene, så er det tid man får igjen mangfoldige ganger etterpå.

I tillegg til at Coor kan bidra med sine prosesser og erfaringer fra flytteprosjekter, så har man vurdert, konkurranseutsatt og anskaffet pålitelige entreprenører.

– Vi fokuserer på å følge med på hele flyttebransjen, det skal være en trygghet for kundene våre. Dessuten har vi alltid bare én ansvarlig hovedprosjektleder for å forenkle kontaktveiene for kunden. Det skal være enkelt å henvende seg til oss, sier Jonas Carvbo.

Tenk på å:

• Begynne tidlig.
• Planlegge, planlegge og planlegge.
• Felles syn på hva som skal leveres.
• En tydelig kommunikasjonsplan.
• Føre kommunikasjonen i rett forum med rette personer.
• Informere hele tiden om hva som skjer – både om det skjer i henhold til planen og det som avviker fra den.
• Ha ressurser på plass etter innflyttingen, dels fra flytteprosjektet, men også fra den organisasjonen som skal levere service i kommende forvaltning.

Unngå å:

• Avvike fra prosessen.
• Begynne planleggingen for tett innpå prosjektstart.
• Glemme samordningen i prosjektet. Hvem påvirkes av flyttingen, hvem må vi involvere, f.eks. IT-leverandører eller byggeiere?

Vill du fråga oss mer om vår erfarenhet av komplexa flyttar?

Kontakta gärna Jonas Carvbo, Tel +46 8 553 957 27, jonas.carvbo@coor.com.