Alle trenger en work space manager

Utviklingen av arbeidsplassene våre er inne i et dogmeskifte, dels på grunn av moderne teknologi, men også fordi vi samarbeider på nye måter. Nye arbeidsmåter resulterer ofte i halvtomme kontorer, og i gjennomsnitt står halvparten av alle arbeidsplasser tomme en vanlig arbeidsdag. Personalet er på møte, ute hos kunder, på reise eller jobber hjemmefra.

Erik Sörnäs, ansvarlig for kompetansesenter space management i Coor Service Management, konstaterer at vanlige kontorlandskaper sjelden støtter medarbeidernes behov.
− De er sterile, folk sitter trangt og arbeidsplasser står ofte tomme. Med tanke på at kostnaden for lokalene, etter personalkostnader, er den største kostnaden for mange kunnskapsbedrifter, er det store penger å spare på å finne former for bedre utnyttelse av lokalene.

Løsningen er å skape en eller annen form for fleksikontor eller aktivitetsbaserte arbeidsplasser. Det betyr at hele kontoret er en medarbeiders arbeidsplass, og at man skaper rom for ulike aktiviteter og behov, for eksempel skrivebordssoner, touch down-arealer, stille rom, samtalerom, møterom og prosjektrom. Medarbeiderne arbeider fleksibelt og tilbringer en del av arbeidstiden sin på ulike steder. Bare et fåtall har personlige kontorarbeidsplasser.

− For å skape en god løsning må noen se til at arealene utnyttes bedre og tilpasses etter virksomheten, en work space manager. Denne rollen passer best for noen fra den interne facility management-organisasjonen, som har inngående kunnskap om bedriftens lokaler. For å lykkes er det også viktig at man er en dyktig prosjektleder som kan drive gjennom små eller store endringsprosjekter, sier Erik Sörnäs.

Som oftest finnes det ulike avdelinger på ett og samme etasjeplan, men som har helt ulike behov i det daglige arbeidet. Visse funksjoner kan kreve atskilthet, for eksempel juss, HR og økonomi, mens en utviklingsavdeling trenger et kreativt miljø med mye fellesarealer. En salgsavdeling kan trolig være tettere, men trenger mer telefonarealer.

− En viktig forutsetning for at en work space manager skal lykkes med oppdraget sitt, er et tydelig mandat fra ledelsen. Dessuten må man være en god kommunikator som kan forklare hvorfor endringene gjennomføres og hvordan det skal gå til. Bedrifter som vil innføre en mer aktiv arbeidsplass, må også involvere de ansatte på alvor, sier Erik Sörnäs.

Å endre arbeidsmåter og legge om det gamle kontorlandskapet krever mye arbeid, men med riktig planlegging og gjennomføring kommer det til å bidra til så vel økt produktivitet som vesentlige kostnadsbesparelser. Erik Sörnäs anbefaler at man begynner med å måle.

− Det er viktig å fastslå hvordan det ser ut i utgangspunktet. Det gjør man ved å registrere i løpet av en periode hvilke plasser som er tomme, hvilke som brukes eller hvilke som viser livstegn. Målingene kan gjøres manuelt eller ved hjelp av sensorer.

Når man kan verifisere alle tall og vet hvordan belegget på arbeidsplassen ser ut, utarbeider man et underlag for dimensjonering. Det viser hvor mange ansatte som kan arbeide på arealet hvis man innfører et aktivt kontor. Deretter går man videre og tester konseptet i en mindre skala, for eksempel på en del av et etasjeplan. Det er viktig å måle både før og etter, men fremfor alt finne ut hva medarbeiderne mener og hvilke behov de har. Det er viktig å involvere de berørte medarbeiderne på et tidlig stadium for at endringen skal lykkes.

− I Coor har vi vårt eget laboratorium, Concept Office, der vi selv tester ulike varianter av fleksikontor. Vi engasjerte det berørte personalet tidlig, og fortsatte også å diskutere trivselsspørsmål etter innføringen. Nye arealer krever nye måter å forholde seg på og det er viktig å bli enige om spillereglene i fellesskap.

Det finnes et besparingspotensial for alle virksomheter med kontorarbeidsplasser, og i tilfeller der kontorarealet per ansatt er stort, er dette potensialet over 30 prosent. Dessuten øker ofte medarbeidertilfredsheten samtidig som sykefraværet går ned, og det er fordeler som gir store indirekte gevinster.

− Hvis vi anslår at en arbeidsplass i storbyregionene koster 90 000 kroner per år (inklusive lokal- og servicekostnader), kan man oppnå store besparelser. Penger som i stedet kan investeres i bedriftens kjernevirksomhet, og som definitivt motiverer en work space manager, sier Erik Sörnäs.

Suksessfaktorer for en work space manager:

• Tydelig mandat fra ledelsen
• God kjennskap til lokalenes muligheter
• Involvere medarbeiderne og forstå deres behov
• Kommunisere hva som skjer og hvorfor
• Initiere en god dialog med fagforeningen
• Sikre at alle enhetssjefer er med på toget og kan lede medarbeiderne sine under endringsprosjektet

Suksessfaktorer for en overgang til aktivitetsbaserte kontorer:

• Tydelige mål og tydelig lederskap
• Dialog – involvering
• Respekt – tålmodighet
• Teste – utvikle
• Evaluere
• Utforme kontoret etter de behovene som finnes
• Sikre at de teknologiske løsningene støtter en fleksibel arbeidsmåte

Les tidligere artikler om Concept Office

Concept Office – Coors eget laboratorium

Kontor(r)evolusjonen

Vil du vite mer?

Kontakt gjerne også Erik Sörnäs, ansvarlig for kompetansesenter Space Management i Coor Service Management, +46 8 553 952 74 eller erik.sornas@coor.com .