Kreative medarbeidere gir lønnsomme ideer

Det er hovedbudskapet i Louise Östbergs forskningsarbeid som nå har resultert i en bok om hvordan man utnytter ideer fra alle ansatte i en bedrift. Boken er skrevet sammen med de internasjonale forskerne Alan G Robinson* og Dean Schroeder.

Louise Östberg er konsulent innen forbedringsarbeid og hjelper virksomheter med å komme i gang med et konstruktivt idéarbeid som involverer hele personalet i en organisasjon. I ti år har hun forsket på hvordan svenske bedrifter utnytter de ansattes ideer. I studien ser hun nærmere på 50 nordiske bedrifter og sammenligner dem med et par hundre globale foretak, som alle arbeider strukturert med idésystemer og har oppnådd svært gode resultater med forbedringsarbeidet.

Resultatet i undersøkelsen viser at nordiske bedrifter generelt sett ligger etter mange av sine internasjonale konkurrenter når det gjelder å utnytte medarbeidernes ideer. Samtidig er det bedriftenes største mulighet – å lære seg hvordan de kan dra fordel av det enorme potensialet for forbedring og innovasjon som finnes i medarbeidernes ideer og kreativitet.

– Hvis vi bruker Sverige som eksempel, så har de til tross for sin lange tradisjon for medbestemmelse ikke tatt seg tid til å lytte til medarbeiderne. En vrangforestilling er at tankearbeidet skal komme fra ledelsen, og at resten bare skal utføre arbeidet i ledelsens tjeneste. Ideene bør i stedet komme fra de virksomhetsnære tjenestene, sier Louise Östberg.

Mange bedrifter bruker ressurser på eksterne ingeniører og eksperter når det er behov for å tilføre nye kreative løsninger og ideer. Louise Östberg mener at det kan være mye mer effektivt at man i stedet vender seg til den kompetansen som allerede finnes hos medarbeiderne. Men man må gjøre det på riktig måte. Mennesker er ulike, og organisasjoner er ulike. Systemer som ivaretar de ideene og den kreativiteten som finnes i organisasjonen, kan se ulike ut. Felles for vellykkede systemer er imidlertid at de på ulike måter gjør alle medarbeidere delaktige i idéarbeidet, og at ideene som genereres, følges opp og måles på en eller annen måte.

Produksjonsindustrien best

Historisk sett er det primært i produksjonsindustrien at man har satset på organisert idéarbeid. Gode eksempler er Scania og Coca-Cola, som kan vise til mange ideer pr. ansatt og svært gode resultater fra sine idésystemer.

I tjenestesektoren er derimot det aktive idéarbeidet ennå i sin begynnelse. I produksjonsindustrien er det lettere å se koblingen mellom idé og resultat, mens effektene for tjenester kan være mer abstrakte. Men Louise Östberg tror at tjenestebransjen har like stort behov for et aktivt idéarbeid.

Og på visse områder har man kommet langt også i tjenestesektoren. Her og der har man begynt å innse mulighetene med et mer idéskapende arbeidsklima. Toppnivåer har man i for eksempel hotellkjeden Clarion, der man på et av kjedens hoteller i gjennomsnitt får inn opptil 50 forbedringsforslag pr. år fra medarbeiderne. Dette bør man sammenligne med gjennomsnittet i Sverige som ligger på 0,5 ideer pr. år. Også Coor Service Management utmerker seg med en strukturert prosess som involverer samtlige medarbeidere og tydelige forbedringsmål som kontinuerlig følges opp. Coor kan også vise til flere forbedringsforslag enn gjennomsnittet i Norden.

Ifølge Louise Östberg finnes det hovedsakelig tre fellesnevnere for et godt idéarbeid: at medarbeidere på alle nivåer engasjeres, at ledelsen er engasjert i medarbeidernes daglige arbeid, og at det finnes ambassadører i ulike avdelinger som støtte for medarbeidernes idéarbeid. Louise har fordypet seg i teorier og psykologiske faktorer som forklarer hva som motiverer mennesker. Alfa og omega er å kunne føle seg sett. Å få se sine ideer bli gjennomført, og at ledere og medarbeidere lytter til deg. Og dette går hånd i hånd med hva all ledelsesforskning sier.

– Dessuten ønsker vi å bli belønnet på ulike måter. Enkelte ønsker å bli hyllet offentlig, mens andre heller vil ha noen oppmuntrende ord. Vi bør derfor bevege oss bort fra ideen om at alle skal behandles likt – vi bør heller ta hensyn til det faktum at alle er ulike individer og skal bli sett deretter, sier Louise Östberg.

Eksempel på vellykket idéarbeid

Alle typer organisasjoner har nytte av et velfungerende idésystem. Et godt eksempel er Posten AB i Sverige, som det siste tiåret har utviklet seg til et av de beste nasjonale postsystemene i verden når det gjelder presisjon og leveringshastighet. En viktig faktor i denne forvandlingen var innføringen av et effektivt idésystem som involverer de fleste av Postens 30 000 ansatte. I sin nye bok beskriver Östberg/Robinson/Schroeder hva Postens systematiske idéarbeid betyr for konsernet, og her følger et utdrag:

”Den av Posten ABs sorteringsterminaler som har det beste prestasjonsresultatet, er terminalen i Umeå. Samme terminal gjennomfører også det høyeste antall ideer fra medarbeidere i hele Posten. En av de mange ideene som vi så i Umeå, var et atskilt rom for medarbeidere som hadde som oppgave å kontrollere håndskrevne adresser og postnumre foran en dataskjerm, når det automatiske systemet ikke hadde kunnet lese adressene. Disse medarbeiderne var tidligere plassert i midten av terminalen i et støyende miljø, der de forsøkte å konsentrere seg om å behandle så mange brev som mulig. Ideen om å bygge et spesielt rom uten støy og forstyrrelser på et nivå over produksjonsgulvet, kom fra en ansatt. Flyttingen av arbeidsstasjonen til dette atskilte rommet resulterte i at antallet håndterte brev økte med 34 % pr. ansatt pr. time, antallet feil ble redusert med 45 % og medarbeiderne opplevde at arbeidsmiljøet var vesentlig mindre stressende.”
(Utdrag fra boken av Louise Östberg, Alan G Robinson og Dean Schroeder som utgis våren 2010).

* Et intervju med Alan Robinson ble presentert i Nova 2008 nr. 3