Kontor(r)evolusjonen
Med fleksible arbeidsforhold og nye hjelpemidler nærmer vi oss tredjegenerasjonskontoret. I dag er det ikke spørsmål om hvorvidt man skal ha eget kontor eller åpent kontorlandskap som er mest aktuelt. Nå starter prosessen med spørsmålet: Hvordan bruker vi arbeidsplassene våre?
I et typisk kontormiljø tilbringer man i gjennomsnitt ca. 50 prosent av arbeidstiden ved skrivebordet. Resten av tiden består av møter, konferanser, reiser og lignende. Den generelle trenden er at kontorarbeidet går mot en mer fleksibel og prosjektstyrt måte å jobbe på, og det påvirker selvsagt hvordan vi utnytter arbeidsplassen. I enkelte perioder er det kanskje behov for å sitte i nærheten av medlemmene i en prosjektgruppe, eller å ha tilgang til møterom og konferanselokaler. Andre perioder jobber vi kanskje mye hjemmefra eller i en annen by. Noen ganger er vi forholdsvis stasjonære til neste prosjekt er i gang.
Vi har i dag flere arbeidsplasser å velge mellom: kontoret, hjemme, hos kunder, på byen, felles møteplasser og så videre. Det stiller store krav til samspillet mellom lokaler, teknologi og arbeidsforhold.
Den britiske teleoperatøren British Telecom (BT) har siden 2005 stått for et av Europas største prosjekter innenfor fleksible arbeidsforhold og fleksible kontorer. Prosjektet omfatter 70 000 av BTs medarbeidere. Gevinstene har vært mange. Ifølge BT fører den økte fleksibiliteten til bedre balanse mellom jobb og fritid, reduserer klimapåvirkningene, reduserer kostnadene og styrker kundefokuset hos medarbeiderne.
Dessuten oppnår man enorme besparelser i form av reduserte kostnader til kontorer og lokaler og økt effektivitet hos medarbeiderne. British Telecom har gjennomført undersøkelser som viser at personer med fleksible arbeidsforhold, er tjue prosent mer effektive enn kolleger med fast arbeidsplass på kontoret.
En annen tydelig fordel er at de fleksible arbeidsforholdene vanligvis er mer prosjektbaserte. Det blir enklere å raskt sette sammen prosjektgrupper fra ulike fagområder for å løse problemer for kunden. Den tanken danner også grunnlag for hele prosjektet; at i en økonomi som styres av digitale nettverk, bygger fremgangen på evnen til å forutse og reagere på forandringer.
For miljøet har prosjektet betydd redusert miljøpåvirkning med færre arbeidsplasser og anslagsvis tolv millioner liter bensin i året som ikke trenger å forbrennes ved at medarbeiderne pendler frem og tilbake til arbeidsplassen. Telefonkonferanser har fjernet behovet for 300 000 fysiske møter, noe som har gitt besparelser på mer enn 38 millioner euro i året og 1,5 millioner tur/retur-reiser.
Moderne arbeidsplasser bygger på moderne arbeidsmetoder. Fleksible arbeidsforhold krever at medarbeiderne tar ansvar for arbeidsoppgavene og sin egen arbeidstid. Hos BT styrer man medarbeiderne mot målet i stedet for å måle hvor lenge de sitter ved skrivebordet. En av risikoene som man fryktet, var at grensene mellom arbeidsliv og fritid skulle bli visket ut og skape stressrelaterte problemer. Tvert imot har det imidlertid vist seg å ha gunstig innvirkning på helsen at medarbeiderne selv kan styre når og hvor de arbeider. Dette egenansvaret forenkler mange ganger hverdagens "puslespill", og større kontroll over egen tid fører til mindre stress også i arbeidslivet.