Perfeksjonert service ga Arcus lavere kostnader
Ledelsen i Arcus-gruppen, Norges ledende distributør av vin og brennevin, var overbevist om at den interne servicevirksomheten kunne bli mer effektiv. De engasjerte derfor Coor for å utarbeide en plan og for å gjennomføre effektiviseringen. I løpet av 10 måneder ble en mer effektiv serviceorganisasjon etablert og perfeksjonert, som kunne levere samme omfang av serviceleveranse som tidligere, men til lavere kostnader. Endringsarbeidet medførte en betydelig reduksjon i servicekostnadene for Arcus.
Målet med endringsprosjektet var delvis å opprette en mer effektiv serviceorganisasjon i Arcus og delvis å skape bedre arbeidsmetoder og rutiner rundt serviceleveransen. Et eksempel på tiltak var å samordne og samlokalisere en del av servicevirksomheten.
"Vi samlet resepsjon, sentralbord og post- og godshåndtering på ett sted. Tidligere var disse funksjonene plassert på forskjellige steder. Gjennom en slik samlokalisering ble det mulig å redusere bemanningen. Også eiendomsteknikerne fikk et felles lokale. Det ga bedre kommunikasjon, som igjen forenklet arbeidsfordelingen og samarbeidet", forteller Christer Olsson, som var Coors prosjektleder i forbindelse med endringsarbeidet.
Nye arbeidsmetoder og rutiner
Mange av tiltakene hadde til formål å bedre personalets arbeidsmetoder. For å redusere arbeidsbelastningen i kantinen i lunsjtiden, begynte man blant annet i større grad å forberede lunsjen på formiddagen. En annen endring var å sette sammen rengjøringsteamene på bakgrunn av medarbeidernes forutsetninger og lokalenes behov for å få utført arbeidsoppgavene. I tillegg startet rengjøringspersonalet en godkjent yrkesopplæring for å lære mer om ergonomiske arbeidsmåter og metoder som både forenklet og effektiviserte arbeidet.
Det ble opprettet en ny funksjon: En driftssjef som hadde til oppgave å sørge for at arbeidsfordelingen og belegget ble mer effektivt. Mye dreide seg også om å inspirere og motivere medarbeiderne i arbeidet. Coaching i kundebehandling og god service ble en del av hverdagen. Driftssjefen ble leid inn fra Coor.
En annen ny løsning var å benytte interne vikarer fremfor å leie inn ekstern hjelp ved behov. Personalet ble lært opp i hverandres arbeidsoppgaver, slik at de kunne steppe inn for hverandre. En positiv effekt av dette, i tillegg til reduserte kostnader, var at medarbeiderne fikk prøve seg i forskjellige arbeidsoppgaver og dermed opplevde en mer variert hverdag.
I tillegg til alle interne tiltak startet man også arbeidet med å gjennomgå Arcus' leverandøravtaler og innlede nye forhandlinger.
"Endringsarbeidet resulterte i reduserte servicekostnader for Arcus. En annen følge av prosjektet var at Arcus valgte å outsource hele serviceenheten til Coor. På den måten kunne de sikre langsiktige besparelser og oppnå ytterligere forbedringer", forteller Christer Olsson.
Fakta om Arcus:
Hovedkontoret og produksjonsanlegget til Arcus ligger i Oslo. Det vel 100 000 m2 store anlegget har 460 medarbeidere. Servicevirksomheten omfatter eiendomsdrift, resepsjon og sentralbord, fysisk sikkerhet, rengjøring, kantine og catering samt post og gods.