Hvordan lykkes man med bortsettingen?

- Den nye løsningen har betydd reduserte kostnader for arbeidsplasservicen samt innspart arbeidstid tilsvarende et halvt årsverk på økonomiavdelingen. Dessuten har ledelsen fått mer tid til kjernevirksomheten, sier Per Wange, innkjøpssjef ved IFS, som deler sine erfaringer med oss.

Per Wange ledet selskapets bortsetting av arbeidsplasservicen, og er nå ansvarlig for serviceavtalen med Coor.

Mer tid til kjernevirksomheten

Per Wange forteller videre at beslutningen om å sette bort arbeidsplasservicen kom naturlig. IFS arbeider med kostnadskontroll, og ville bruke mer tid på kjernevirksomheten. De innså dessuten at det var andre selskaper som var dyktigere til å drive servicevirksomhet.

Det første skrittet mot bortsetting var en intern kartlegging av støttefunksjonene, som viste at de var spredt over flere enheter. Som et første tiltak ble derfor alle støttefunksjoner samlet i ett felles selskap.

Etter at det interne støtteselskapet hadde fungert i drøyt et år, mente IFS at tiden var moden for å sette bort virksomheten. Basert på erfaringene fra eget selskap kunne IFS spesifisere innhold og kostnader nøyaktig for de ulike støttefunksjonene. Spesifikasjonen ble presentert for potensielle leverandører, som kom med forslag til hvordan servicevirksomheten skulle drives i deres regi med tanke på f.eks. organisasjon, prosesser, prosjekter og kostnader.

– Coor hadde den mest detaljerte og interessante beskrivelsen. Før de kom med et tilbud gjennomførte de dessuten workshoper for å få svar på spørsmålene de hadde. Til dette hadde de både dyktig personal og gode rutiner.

Økonomiavdelingen var også en del av støtteselskapet. Da det ble aktuelt med bortsetting valgte IFS å beholde den internt.

– Økonomifunksjonen er så integrert i kjernevirksomheten. Vi har datterselskaper i 24 land, og økonomifunksjonen er viktig for å håndtere styring og oppfølging. Vi har dessuten god internkompetanse på økonomiområdet, i motsetning til vår erfaring med å drive servicevirksomhet.

Bortsettingen ga dog positive effekter også for økonomiavdelingen, siden det ble færre fakturaer å håndtere og godkjenne. Nå får IFS en samlet faktura fra Coor for all service, noe som har ført til at arbeidstid tilsvarende et halvt årsverk er innspart.

Intern forankring viktig

Et viktig ledd i bortsettingsarbeidet var å forankre beslutningen internt. Da beslutningen var fattet om å sette bort servicevirksomheten, ble det innledet faglige forhandlinger hvor selskapet beskrev hva bortsettingen skulle innebære, samt hvilke kostnadsbesparelser og effektiviseringer av driften man ville oppnå.

– Etter at vi hadde valgt leverandør og blitt enige med fagforeningen, informerte vi de berørte medarbeiderne. Dette ble gjort samtidig på alle steder under et felles informasjonsmøte med Coor, hvor vi først fortalte om og begrunnet beslutningen, og Coor presenterte seg etterpå.

Når Per Wange ser tilbake på hvordan bortsettingsprosessen ble gjennomført, understreker han at den største jobben er å definere hvilke servicetjenester som skal kjøpes – og hva de omfatter.

– Det er vanskelig å få med alt fra begynnelsen av. Men la oss si vi fikk med 80 prosent. I de seks første månedene av avtalen må man så gå gjennom tjenestebeskrivelsene med serviceleverandøren og korrigere feil. En del skal tilføyes, noe skal fjernes eller endres.

Hvis Per Wange skal gi et råd til andre bedrifter som vurderer å sette bort servicevirksomheten, er det å fastsette nøyaktig hva som skal settes bort og få alle kostnader på bordet – også skjulte kostnader som ledelsens tid og leverandørhåndtering.

– Sørg for at det blir oversiktlig! Det gjør det lettere for alle parter – både for bedriften som setter bort tjenesten og serviceleverandøren. Du får en helt annen sikkerhet og slipper ubehagelige overraskelser. Det er også viktig at bedriften din har en organisasjon som står klar til å håndtere serviceavtalen og foreta løpende justeringer med servicebedriften. Til slutt vil jeg anbefale å forankre beslutningene og bortsettingsprosessen hos faglige parter og berørte medarbeidere.

Fakta om IFS

IFS, Industrial and Financial Systems, er en verdensledende leverandør av komponentbaserte forretningssystemer. Selskapet hadde i 2005 en omsetning på 2149 millioner SEK, og har ca. 2600 ansatte.

Fakta om servicesamarbeidet

Coor er ansvarlig for arbeidsplasservicen på IFS' kontorer i Linköping, Göteborg, Stockholm, Jönköping, Värnamo, Malmö, Luleå og Karlstad. Avtalen, som er verd 12 millioner SEK pr. år, løper over fire år. Tjenestene som inngår i serviceleveransen er hovedsakelig resepsjon, møte- og konferanseservice, kontormaskiner, rengjøring av lokaler, kontormateriell, drikkeautomater, post og gods samt ordreservice.